Vous vous demandez comment demander des indemnités kilométriques (IK) à votre employeur, quels justificatifs fournir et comment appliquer le barème kilométrique ? Cette introduction vous guide simplement, étape par étape, pour préparer une demande claire et complète.

‍

Au programme:

• Vérifier l’éligibilité: déplacements en véhicule personnel pour un trajet professionnel.
• Calculer l’IK selon le barème kilométrique (voiture, moto, électrique) et la puissance fiscale.
• Préparer la note de frais: date, motif, adresses départ/arrivée, distance, km aller/retour.
• Joindre les pièces utiles: carte grise, éventuellement assurance et preuve du rendez-vous.
• Ajouter les péages et stationnement séparément, respecter les délais internes.

‍

Suivez ce guide pour formuler une demande précise, éviter les erreurs courantes et obtenir vos indemnités kilométriques.

‍

‍

Comprendre les indemnités kilométriques (IK)

‍

Définition des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques, souvent appelées IK, sont des sommes d’argent versées à un salarié ou à un travailleur indépendant pour couvrir l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Cette indemnité permet de compenser l’usure du véhicule, la consommation de carburant, l’entretien, l’assurance et d’autres frais liés à l’usage de la voiture, de la moto ou même du vélo 🚗. Les montants sont calculés grâce à un barème officiel publié tous les ans par l’administration fiscale française.

‍

L’IK ne concerne donc pas les déplacements domicile-travail quotidiens, sauf exception (par exemple, double résidence professionnelle). Elle s’applique principalement lorsque le salarié doit utiliser son transport personnel car aucune solution professionnelle n’est disponible.

‍

‍

**cta**

‍

‍

Objectifs et utilisation des IK

Les objectifs des indemnités kilométriques sont clairs : aider financièrement ceux qui utilisent leur propre voiture ou un autre véhicule pour effectuer des missions liées à leur travail. L’employeur rembourse ainsi le collaborateur sans que ce dernier ait à gérer directement ses factures de carburant ou de réparations à chaque déplacement : l’IK simplifie la gestion administrative.

‍

L’utilisation des IK se fait à chaque fois que le salarié justifie d’un déplacement professionnel effectué avec son propre moyen de transport. Par exemple : un commercial qui visite des clients, un technicien en déplacement, ou encore un salarié qui assiste à une réunion extérieure. C’est la note de frais, signée et validée, qui déclenche le remboursement selon le barème en vigueur.

‍

Différence entre IK et autres modes de remboursement (forfait mobilités durables, frais réels, etc.)

La différence entre les indemnités kilométriques et les autres dispositifs de remboursement des frais professionnels est essentielle à connaître. Les IK sont calculées sur la base d’un forfait par kilomètre, tandis que les autres méthodes peuvent varier :

• Frais réels : Ici, l’employé garde tous les justificatifs (tickets d’essence, factures d’entretien, etc.) et demande un remboursement exact de ses dépenses, opération souvent plus lourde et compliquée à gérer.
• Forfait mobilités durables (FMD) : Ce forfait encourage l’utilisation de moyens de transport écologiques (vélo, covoiturage, trottinette…) et peut être cumulé avec les IK dans certaines limites. Son montant est fixe, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus.
• Remboursement de titres de transport : Il s’applique si le salarié utilise les transports en commun et concerne uniquement les coûts des abonnements ou des billets.

‍

En résumé, les IK sont indiquées lorsque le salarié utilise son propre véhicule pour les besoins de son activité professionnelle, tandis que les autres modes de remboursement répondent à des situations spécifiques ou encouragent des mobilités différentes. Bien choisir sa méthode permet d’optimiser sa gestion de frais et de respecter la réglementation fiscale.

‍

‍

Conditions d’éligibilité aux IK

‍

Qui peut bénéficier des IK ?

Pour pouvoir bénéficier des indemnités kilométriques (IK), il faut principalement être salarié ou dirigeant d'entreprise utilisant son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Ce droit concerne aussi les professions libérales, les indépendants, ou les agents publics, selon leur statut. Il est essentiel que le véhicule utilisé soit la propriété du demandeur, en location longue durée à son nom, ou en leasing pris en charge personnellement. Les IK sont ainsi attribuées uniquement lorsqu’on utilise un véhicule personnel pour effectuer une mission ou un déplacement à caractère professionnel pour le compte de son employeur.

‍

Véhicules éligibles : voiture, moto, vélo, véhicules électriques

Les véhicules éligibles aux indemnités kilométriques sont nombreux. En premier lieu, les voitures particulières, qu’elles soient thermiques ou électriques, restent les plus couramment concernées. Les motos, scooters, cyclomoteurs et autres deux-roues motorisés entrent aussi dans ce dispositif. Bonne nouvelle pour les adeptes de la mobilité douce : depuis quelques années, les vélos (mécaniques ou électriques) sont également éligibles aux IK dans certains cas, souvent via des barèmes spécifiques ou via le forfait mobilités durables. Il est aussi important de préciser que les véhicules électriques bénéficient généralement d’un barème majoré, ce qui encourage leur usage pour les déplacements professionnels.

‍

Déplacements concernés : professionnels, exception domicile-travail

Les déplacements éligibles aux IK sont principalement ceux effectués dans l’intérêt de l’activité professionnelle, hors du lieu habituel de travail. Par exemple, se rendre à un rendez-vous client, participer à une formation externe, ou effectuer une mission sur le terrain. En général, le trajet entre domicile et lieu habituel de travail n’ouvre pas droit aux IK, sauf exceptions prévues par la législation, telles que la pluralité de lieux de travail, l’obligation de transporter du matériel lourd, ou certaines situations de double résidence. Il reste donc crucial de bien distinguer les trajets professionnels des simples allers-retours domicile-travail.

‍

Obligations de l’employé et de l’employeur

L’attribution des IK implique plusieurs obligations pour l’employé et pour l’employeur. L’employé doit fournir une note de frais détaillée qui précise la date, l’itinéraire, le motif du déplacement, le kilométrage effectué, le type et la puissance du véhicule, ainsi que tous les justificatifs demandés. Il doit aussi s’assurer que les déplacements déclarés sont strictement professionnels. De son côté, l’employeur a le devoir de vérifier la réalité et la cohérence des notes de frais avant remboursement, d’appliquer le barème fiscal en vigueur, et de conserver l’ensemble des justificatifs pour faire face à un éventuel contrôle URSSAF ou fiscal. Il est aussi recommandé de mettre en place une politique interne claire pour encadrer l’usage des IK.

‍

Barème fiscal officiel pour 2025

Le barème fiscal officiel pour 2025 n'a pas été revalorisé : il reste strictement identique à celui de 2024. Ce barème permet aux salariés et indépendants de calculer précisément le montant des indemnités kilométriques à déduire de leurs impôts ou à demander en remboursement à leur employeur. Il concerne les déplacements pour motif professionnel avec un véhicule personnel.

‍

Barèmes selon la puissance administrative du véhicule

Le barème change en fonction de la puissance administrative du véhicule (appelée aussi "chevaux fiscaux" ou CV). Plus la puissance est élevée, plus l’indemnisation par kilomètre est importante. Par exemple, pour une voiture de 4 CV, la formule diffère selon la distance parcourue annuellement :

• Jusqu’à 5 000 km : d x 0,606
• De 5 001 à 20 000 km : (d x 0,340) + 1 330
• Au-delà de 20 000 km : d x 0,405

‍

Les barèmes pour les autres puissances (5 CV, 6 CV, etc.) suivent le même schéma, avec des valeurs adaptées, visibles sur les sites officiels comme bpifrance-creation.fr et urssaf.fr.

‍

‍

Spécificités pour véhicules électriques (+20%)

Depuis 2021, il existe une majoration de 20 % pour le barème applicable aux véhicules 100 % électriques. Cela signifie que, pour encourager l’usage des voitures électriques, il faut multiplier le montant obtenu par le barème classique par 1,2. Ainsi, si une voiture thermique de 5 CV permet de percevoir 0,636 €/km, la version électrique du même modèle donne droit à 0,763 €/km.

‍

Tableaux de barèmes : voitures, motos, deux-roues, vélos

Les tableaux de barèmes kilométriques 2025 sont différents selon le type de véhicule :

Type de véhiculePuissance fiscaleJusqu’à 5 000 km5 001 à 20 000 kmPlus de 20 000 kmVoiture3 CV et moinsd x 0,529 €(d x 0,316) + 1 065 €d x 0,370 €4 CVd x 0,606 €(d x 0,340) + 1 330 €d x 0,405 €5 CVd x 0,636 €(d x 0,357) + 1 395 €d x 0,427 €6 CVd x 0,665 €(d x 0,374) + 1 457 €d x 0,446 €7 CV et plusd x 0,697 €(d x 0,394) + 1 515 €d x 0,474 €Moto (>50cm3)1-2 CVd x 0,374 €(d x 0,094) + 950 €d x 0,158 €3-4-5 CVd x 0,446 €(d x 0,122) + 1 001 €d x 0,192 €Vélo / vélo électrique-d x 0,25 €--

Note : Pour les véhicules électriques, il suffit de majorer le montant obtenu par 20 %.

‍

Dépenses incluses et exclues dans les barèmes

Le barème kilométrique 2025 inclut plusieurs types de dépenses courantes liées à l'utilisation du véhicule :

• L’amortissement du véhicule (perte de valeur avec le temps)
• L’entretien et les petites réparations
• L’assurance du véhicule
• Les dépenses de pneumatiques
• Le carburant (ou l’électricité pour les véhicules électriques)

‍

Il est important de noter que certains frais sont exclus du barème. Par exemple, les frais de péages, de parking ou de garage ne sont pas pris en compte par le barème kilométrique : ils peuvent être ajoutés en plus, sur justificatif.

‍

En résumé, le barème kilométrique simplifie la gestion des frais liés aux déplacements professionnels, mais il ne couvre pas tout : certains frais restent à part et nécessitent des justificatifs. Pour plus de détails et pour consulter les tableaux à jour, vous pouvez visiter service-public.fr ou bpifrance-creation.fr.

‍

‍

Justificatifs et documents à préparer

‍

Informations à fournir sur la note de frais

Pour bénéficier des indemnités kilométriques (IK), il est indispensable de préparer une note de frais complète et détaillée. L'administration fiscale, comme les employeurs, demande des informations précises qui permettent de justifier chaque trajet professionnel.

‍

Trajet, date, motif, distance, véhicule, pièces justificatives

Dans la note de frais, il faut toujours indiquer :

• Le trajet effectué : précisez l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée. Pour chaque déplacement, il faut montrer qu'il est lié à votre activité professionnelle.
• La date du déplacement : chaque mission, rendez-vous ou intervention doit être daté avec précision.
• Le motif du déplacement : expliquez pourquoi ce mouvement était nécessaire (exemple : visite client, formation, mission sur site…).
• La distance parcourue : mentionnez le nombre de kilomètres parcourus pour chaque aller-retour. L’utilisation d’outils comme Google Maps pour justifier la distance est conseillée.
• Le véhicule utilisé : précisez la marque, le modèle et la puissance fiscale du véhicule. Si c’est un véhicule électrique, il faut aussi l’indiquer.
• Les pièces justificatives : gardez tous les justificatifs utiles (facture d’entretien, attestation d’assurance, carte grise, captures d’écran de l’itinéraire, etc.). Certains employeurs peuvent les exiger, surtout s’il y a des contrôles URSSAF.

‍

L’ensemble de ces informations doit être exact et clair. Plus votre note de frais est détaillée, plus le remboursement des IK se fera rapidement et sans problème.

‍

‍

Conservation des documents et délais de demande

Après avoir rempli votre note de frais, il est important de bien conserver tous les documents justificatifs. Ces preuves peuvent être demandées lors d’un contrôle interne ou fiscal.

• Durée de conservation : il est recommandé de garder les notes de frais et justificatifs liés aux indemnités kilométriques au minimum 3 ans. Ce délai correspond à la prescription fiscale habituelle en France.
• Format des justificatifs : documents papier ou numériques, les deux sont acceptés, tant qu’ils sont lisibles et complets.
• Délais de demande : chaque entreprise fixe son propre délai pour déposer une note de frais (souvent 1 à 3 mois après le déplacement). Passé ce délai, le remboursement peut être refusé.

‍

Soyez vigilant sur ces délais et sur la qualité de vos justificatifs. Une bonne organisation permet d’éviter les litiges avec l’employeur et les soucis lors d’un contrôle URSSAF ou fiscal. Toujours faire la demande rapidement et archivez méthodiquement tous vos documents.

‍

‍

Procédure pour demander les IK à l’employeur

‍

Étapes à suivre pour la demande

Demander les indemnités kilométriques (IK) à son employeur nécessite de suivre plusieurs étapes importantes. Ces démarches permettent d’assurer un traitement rapide et conforme aux règles fiscales et à la politique de l’entreprise.

‍

Préparation de la note de frais kilométrique

Préparation de la note de frais kilométrique est la première étape pour obtenir vos IK. Vous devez indiquer sur votre note :

• Le trajet effectué (lieu de départ et d’arrivée)
• La date précise du déplacement
• Le motif du déplacement professionnel
• La distance parcourue en kilomètres
• Le type de véhicule utilisé, sa puissance fiscale, et son immatriculation si besoin

‍

Il est conseillé de joindre des pièces justificatives comme des tickets de péage, des justificatifs de visite ou des relevés d’adresse. Une note de frais bien remplie limite les risques de refus ou de retour de la part du service comptable.

‍

Utilisation d’un outil ou modèle de calcul des IK

Utilisation d’un outil ou modèle de calcul des IK facilite la tâche ! De nombreux outils en ligne existent pour automatiser le calcul des IK à partir du barème fiscal en vigueur. Ces simulateurs vous permettent de rentrer :

• Le nombre de kilomètres parcourus
• La puissance fiscale du véhicule
• L'année concernée (en l’occurrence 2025)

‍

Certains employeurs proposent aussi un modèle de note de frais ou une application interne qui intègre directement les barèmes officiels. Cela réduit les erreurs de calcul et vous fait gagner du temps.

‍

Transmission et validation par l’employeur

Transmission et validation par l’employeur est l’étape finale. Une fois la note de frais complétée, transmettez-la selon la procédure fixée dans votre entreprise : via l’espace RH, une appli interne, ou tout simplement par mail au service comptable.

L’employeur ou le service gestionnaire vérifie alors la conformité des informations, la validité des justificatifs et s’assure que les trajets sont bien professionnels. Si la demande est validée, le remboursement intervient généralement sur le salaire du mois suivant ou à une échéance définie par la politique interne.

‍

‍

Accord collectif ou politique interne sur les IK

Accord collectif ou politique interne sur les IK déterminent souvent les modalités d’application des indemnités kilométriques dans l’entreprise. Certaines sociétés appliquent strictement le barème fiscal officiel, d’autres peuvent proposer des montants supérieurs (attention, ceux-ci peuvent être soumis à cotisations sociales).

‍

Un accord collectif, une convention ou un accord d’entreprise peut préciser :

• Les plafonds remboursés par an ou par mois
• La liste des trajets remboursables (missions, visites clients, déplacements entre sites, etc.)
• Les règles pour le cumul avec d’autres aides (forfait mobilités durables par exemple)

‍

Exemples de politique d’entreprise et outils de gestion

Exemples de politique d’entreprise : Certaines entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de gestion de notes de frais, comme Expensya, N2F ou SAP Concur, pour fluidifier le traitement des IK. Avec ce type d’outil, l’employé renseigne ses trajets sur une appli, charge ses justificatifs et suit l’avancement de sa demande.

‍

D’autres sociétés mettent en place une grille simplifiée, limitant le nombre de trajets soumis chaque mois ou encourageant les déplacements en modes doux (IK vélo, par exemple).

Outils de gestion courants :

• Tableaux Excel avec formules automatiques de calcul
• Applications mobiles dédiées aux IK
• Plateformes RH intégrées avec circuit de validation automatique

‍

Le choix du bon outil dépend de la taille de l’entreprise, du volume de déplacements et du souhait de digitalisation des processus internes.

En résumé, faire la demande d’indemnités kilométriques auprès de votre employeur est un processus simple à condition de bien suivre chaque étape et d’utiliser les bons outils. Renseignez-vous sur la politique interne de votre société pour optimiser vos démarches !

‍

Modalités de remboursement des IK

Le remboursement des indemnités kilométriques (IK) en 2025 se base sur des règles simples, mais précises. D’abord, l’employeur doit vérifier que le salarié utilise bien son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Les remboursements se font généralement selon le barème fiscal officiel publié chaque année, qui tient compte de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule.

Il existe deux grandes modalités de remboursement : au réel (sur présentation de tous les justificatifs de dépenses) ou au forfait (application du barème que l’on multiplie par le nombre de kilomètres). Pour que le remboursement soit accepté, le salarié doit fournir une note de frais détaillant le trajet, la distance, la date, le motif du déplacement et les informations sur le véhicule. Tout dépassement du barème fiscal est soumis à cotisations sociales. Le remboursement doit être régulier, souvent mensuel, soit séparé de la fiche de paie, soit intégré à celle-ci.

‍

Exonération fiscale et sociales : montant limites

Les IK bénéficient d’exonérations fiscales et sociales à condition de respecter certaines limites. Ces indemnités sont exonérées d'impôt et de cotisations sociales lorsqu'elles sont :

• Calculées dans la limite des barèmes fiscaux officiels (ex. : barème du service public, Urssaf)
• Versées à des salariés qui utilisent leur véhicule pour des raisons professionnelles
• Justifiées (notes de frais, relevés de trajets, etc.)

‍

En 2025, si l’indemnité versée ne dépasse pas le montant correspondant au barème fiscal officiel, elle reste totalement exonérée. Si elle dépasse (par exemple, majorations ou indemnités non justifiées), la partie excédentaire est soumises à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Notez que pour les véhicules électriques, le montant du barème est majoré de +20 %.

‍

Pour les trajets domicile-travail, des plafonds particuliers s’appliquent (souvent 300 € ou 600 €/an selon les dispositifs), consultables sur Service-Public ou Urssaf. Ces plafonds peuvent être relevés lorsque plusieurs dispositifs sont cumulés, comme l’abonnement transport.

‍

Traitement en paie et communication au salarié

Le traitement en paie des IK est assez simple si tout est justifié : les montants remboursés dans la limite du barème fiscal apparaissent sur la fiche de paie, généralement dans une rubrique dédiée aux “frais professionnels”. Ils n’augmentent pas le salaire brut soumis à cotisations, ni l’impôt sur le revenu.

‍

L’employeur doit veiller à la bonne communication au salarié :

• Expliquer les modalités de demande et de remboursement (modèle de note de frais, pièces justificatives requises)
• Indiquer clairement chaque montant d’IK versé sur la fiche de paie ou sur un document séparé
• Communiquer sur le respect des plafonds, des obligations de justificatif et de la périodicité

‍

En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, il est indispensable que l’entreprise et le salarié puissent présenter les éléments de calcul, justificatifs, et fiches de paie associées. Enfin, les IK doivent toujours être remboursées en parallèle du salaire, jamais confondues avec une prime ou une rémunération.

‍

‍

Vérification des conditions et seuils

Vérification des conditions d'attribution des indemnités kilométriques (IK) est essentielle avant toute demande. Pour bénéficier du remboursement, il faut que le déplacement soit professionnel, réalisé avec son véhicule personnel, et que la distance parcourue corresponde à des missions validées par l'employeur. Les frais sont calculés selon le barème kilométrique officiel, qui dépend du type de véhicule, de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres.

Attention aux seuils : par exemple, pour les déplacements domicile-travail, la prise en compte est souvent limitée à 40 kilomètres par trajet (exception possible pour certains cas particuliers exigés par la situation du salarié). Il est nécessaire de bien se renseigner sur les plafonds applicables, car un dépassement injustifié peut entraîner un refus de prise en charge ou un redressement fiscal.

‍

‍

Cas particuliers : trajets domicile-travail, télétravail, déplacements exceptionnels

Les cas particuliers des indemnités kilométriques concernent surtout les trajets domicile-travail, le télétravail et certains déplacements exceptionnels. Pour le trajet domicile-travail, la règle générale veut que l’employeur n’a pas l’obligation de rembourser les frais avec le véhicule personnel. Cependant, il peut décider de le faire volontairement pour faciliter la mobilité de ses salariés.

‍

En télétravail, la règle est claire : le remboursement des IK n’est possible que pour des retours ponctuels dans les locaux, lorsque ceux-ci sont imposés par l’entreprise. Les déplacements du domicile au travail pour une réunion exceptionnelle ou un besoin ponctuel peuvent alors être indemnisés, dans la limite des barèmes en vigueur.

‍

Pour les déplacements exceptionnels (missions ponctuelles, changement temporaire de lieu de travail, urgences professionnelles), l’indemnisation des kilomètres parcourus dépend de la validation par l’employeur et doit toujours être justifiée (ordre de mission, présence sur site, etc.). Dans tous les cas, il est recommandé de conserver tous les justificatifs : ordres de mission, convocations, et notes de frais détaillées.

‍

‍

Contrôles URSSAF et obligations légales

Contrôles URSSAF sont fréquents et nécessitent une vigilance particulière pour éviter les redressements. L’URSSAF vérifie si les indemnités kilométriques correspondent réellement à des déplacements professionnels et si les justificatifs sont complets. Ne pas respecter le barème ou déclarer des distances fictives expose l’employeur et le salarié à des sanctions.

‍

Les obligations légales imposent à l’employeur de conserver les notes de frais et les relevés de déplacement. Il faut pouvoir prouver, à tout moment, la réalité et la nécessité du déplacement, le choix du véhicule, les distances, et l’utilisation des bons barèmes (voiture, moto, vélo, électrique). Les employeurs doivent également s’assurer que les remboursements n’excèdent pas le plafond prévu : au-delà, c’est une charge soumise à cotisations sociales.

‍

En cas d’erreur ou de dépassement, l’URSSAF peut réclamer les charges sociales non payées. Pour résumer : soyez rigoureux, gardez tous vos justificatifs et respectez le cadre légal, vous éviterez ainsi tout désagrément lors d’un contrôle URSSAF ou d’une vérification fiscale.

‍

‍

Avantages des indemnités kilométriques

‍

Intérêt pour l’employé

Les indemnités kilométriques (IK) offrent de nombreux avantages pour l’employé qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son travail. Elles permettent surtout de rembourser les frais liés à l'utilisation du véhicule : carburant, usure, assurance, entretiens ou encore réparations. Grâce à ces IK, l’employé n’a pas à avancer de l’argent ou à supporter seul ces dépenses professionnelles.

‍

De plus, les IK sont calculées selon un barème fiscal officiel et sont généralement exonérées d’impôts et de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par l’administration. Cela constitue un gain net pour le salarié, puisqu’il n’a pas à déclarer ces sommes dans son revenu imposable, sous certaines conditions.

En résumé, pour l’employé, les indemnités kilométriques signifient plus de pouvoir d’achat, une simplification des démarches comptables et une valorisation de ses déplacements, souvent essentiels à la bonne réalisation de ses missions.

‍

Intérêt pour l’employeur (avantages fiscaux, RSE, etc.)

Les IK présentent aussi de réels atouts pour l’employeur. D’abord, le système permet de limiter l’investissement dans une flotte de véhicules de société et la gestion coûteuse de ces ressources. Avec les indemnités kilométriques, l’employeur rémunère uniquement les kilomètres parcourus à des fins professionnelles, ce qui s’avère souvent plus économique.

‍

Côté fiscalité, les indemnités kilométriques versées dans la limite du barème officiel sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Elles sont aussi exonérées de cotisations sociales dans le respect des conditions fixées par la loi. Cela représente des économies importantes pour l’entreprise et simplifie la gestion des ressources humaines.

‍

De plus, participer au remboursement des frais de déplacement contribue à la satisfaction et à la motivation des salariés. L’entreprise valorise ainsi leur engagement et améliore son image en matière de qualité de vie au travail.

‍

Enfin, proposer les IK entre dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), notamment si l’entreprise favorise les véhicules propres ou le covoiturage.

‍

Encouragement des mobilités écologiques

Les IK peuvent aussi encourager le développement des mobilités écologiques. Depuis quelques années, le barème fiscal prévoit un bonus de 20 % pour les véhicules électriques, incitant ainsi les salariés à s’équiper de modèles moins polluants.

‍

Certaines entreprises choisissent même de compléter les IK par des aides spécifiques pour les vélos, trottinettes ou autres moyens alternatifs et propres. Cela aide à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise et soutient la transition vers des modes de déplacement plus durables.

‍

Au final, les indemnités kilométriques, bien utilisées, deviennent un outil efficace pour encourager les salariés à choisir des solutions de mobilité responsable et pour accompagner la transformation écologique des pratiques professionnelles. �

‍

‍

Comparatif avec le forfait mobilités durables (FMD) et autres dispositifs

‍

Fonctionnement du forfait mobilités durables

Le forfait mobilités durables (FMD) est un dispositif mis en place pour encourager les salariés à utiliser des modes de transport plus écologiques. Son principe est simple : l’employeur verse une somme forfaitaire aux salariés qui choisissent des moyens de transport durables pour se rendre au travail. Parmi les transports concernés, on retrouve le vélo (classique ou électrique), le covoiturage, les transports en commun non pris en charge par la carte d’abonnement, la trottinette, etc.

‍

Le FMD n’est pas imposé à l’employeur. Il s’agit d’une démarche volontaire de l’entreprise. L’employeur peut décider d’accorder un forfait annuel à ses salariés, jusqu’à un plafond fixé par la réglementation (700 euros par an et par salarié en 2025). Les montants versés dans le cadre du forfait mobilités durables sont exonérés d’impôt et de cotisations sociales, sous conditions.

‍

Cumul IK et FMD : limites et possibilités

Le cumul indemnités kilométriques (IK) et FMD est soumis à certaines règles précises. Il est important de savoir que l’employeur peut proposer simultanément les deux dispositifs, mais pas pour le même type de trajet. Par exemple, un salarié peut percevoir le FMD pour l’utilisation du vélo pour ses trajets domicile-travail et bénéficier des IK pour les déplacements professionnels réalisés avec sa voiture personnelle.

‍

Toutefois, il existe un plafond global à ne pas dépasser pour l’exonération sociale et fiscale. Si le salarié cumule FMD et remboursement d’abonnements de transport, le montant total pris en charge par l’employeur ne doit pas dépasser 800 euros par an en 2025 (hors cas particuliers). Le respect de ces plafonds est important pour éviter d’être requalifié par l’URSSAF en avantage en nature, donc imposable.

‍

Certains modes de transport, comme la voiture personnelle pour les trajets domicile-travail, ne sont pas éligibles au FMD, mais ils peuvent ouvrir droit aux IK. Il en résulte qu’en cas de cumul, il faut bien différencier la nature des trajets et des modes de transport utilisés.

‍

Exemples d’application en entreprise

Dans la pratique des entreprises, ces dispositifs sont souvent adaptés à la culture de l’entreprise et à la géographie des salariés. Par exemple :

• Une entreprise située en centre-ville peut encourager l’utilisation du vélo en versant un FMD annuel, tout en continuant de rembourser des IK voiture pour les rendez-vous professionnels chez les clients.
• Dans une société de conseil, un salarié pourrait percevoir des IK pour ses déplacements professionnels en véhicule personnel, et, s’il vient en covoiturage une partie de la semaine, toucher le FMD pour ces trajets domicile-travail.
• Certaines entreprises proposent automatiquement le FMD à tous les salariés qui prouvent l’utilisation d’un moyen de transport éligible (justificatif d’achat ou d’utilisation d’un vélo, attestation de covoiturage) et acceptent les notes de frais IK dès que le collaborateur utilise sa voiture pour un rendez-vous extérieur.

‍

Enfin, les politiques internes peuvent établir des règles pour simplifier la gestion : déclaration sur l’honneur, utilisation d’applications de suivi des trajets, plafonnement global, ou même remboursement au réel selon les justificatifs produits.

‍

En résumé, bien comprendre les différences et les conditions de cumul entre IK et FMD permet aux salariés et employeurs de maximiser les avantages fiscaux tout en favorisant la mobilité durable au sein de l’entreprise. 🚴‍♂️