Vous vous demandez quel est le Délai de facturation et quand envoyer les factures à vos clients ? Quand envoyer une facture après une prestation ? Les règles varient entre l’émission dès la livraison, le 15 du mois suivant dans certains cas, et la fin de mois pour la facturation périodique. Côté délai de paiement, comptez 30 jours par défaut, avec un maximum de 60 jours ou 45 jours fin de mois entre professionnels.

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Au programme:

• Quand émettre une facture (biens, services, facturation périodique).
• Comment fixer et faire respecter le délai de paiement.
• Mentions, pénalités de retard et bonnes pratiques pour bien envoyer les factures.

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Objectif: sécuriser votre trésorerie, éviter les litiges et rester conforme au Délai de facturation.

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À quoi correspond le délai de facturation ?

Le délai de facturation désigne la période pendant laquelle une entreprise doit émettre une facture à son client après la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation de service. Ce délai démarre habituellement à la fin de la prestation ou lors de la livraison du produit, comme l’indiquent les sources du gouvernement (economie.gouv.fr) et des experts-comptables. En France, la règle générale impose une émission de facture immédiate ou dans un délai maximum d’un mois, selon la nature de l’activité, avec souvent une tolérance jusqu’à 15 jours après la livraison dans le commerce interentreprises.

Le respect de ce délai est distinct du délai de paiement, qui indique la date limite à laquelle le client doit régler la facture. Ici, c’est le moment d’envoi du document au client qui compte, pas son paiement.

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Pourquoi respecter les délais : aspects juridiques, financiers et pratiques

Respecter les délais de facturation est crucial à plusieurs niveaux. Sur le plan juridique, l’émission dans les temps permet de remplir les obligations légales de l’entreprise. Une facture datée et transmise à la bonne période sert de preuve commerciale, comptable et fiscale. Elle confirme l’échange de biens ou services et facilite d’éventuelles démarches en cas de litige.

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D’un point de vue financier, le respect du délai assure une bonne trésorerie. Plus la facture part vite, plus l’entreprise récupère vite son argent et évite les tensions de trésorerie. Émettre les factures tardivement peut freiner l’encaissement, augmenter les retards de paiement et nuire à la comptabilité interne.

Sur le plan pratique, respecter le délai rend la gestion plus fluide, limite les oublis, encourage la confiance entre les parties et garantit une bonne réputation de l’entreprise. Cela réduit aussi les risques d’erreurs administratives et la multiplication des interventions de relance ou de litiges.

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Conséquences en cas de non-respect des délais

Le non-respect des délais de facturation entraîne des sanctions importantes. Selon les sources officielles (service-public.fr, freedz.io), l’entreprise s’expose à des amendes administratives pouvant atteindre :

• 75 000 € pour une personne physique (entreprise individuelle)
• 375 000 € pour une personne morale (société)
• Et jusqu’à 1 500 000 € en cas de récidive sous deux ans

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À cela s’ajoutent des conséquences financières directes : retards d’encaissement, pénalités de retard en cascade dans la chaîne fournisseurs, mauvaise réputation auprès des clients ou fournisseurs. Il peut aussi être difficile voire impossible de réclamer le paiement d’une facture émise très tardivement, notamment passé le délai de prescription.

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Enfin, des entreprises en défaut de facturation peuvent subir des contrôles fiscaux plus fréquents et une remise en cause de leur gestion comptable.
En résumé, le délai de facturation est un élément-clé à respecter pour la conformité, la santé financière et la sérénité administrative de toute entreprise.

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Cadre légal et obligations liées à l'émission des factures

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Ce que dit la loi sur l’obligation de facturer

La loi impose l’émission d’une facture lors de toute transaction commerciale entre entreprises, mais aussi dans de nombreux cas entre entreprises et particuliers. Toute prestation de service ou vente de bien doit donc faire l’objet d’une facture. Cette obligation concerne autant les commerçants, artisans, professions libérales, que les sociétés de toutes tailles.

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L’émission de la facture doit intervenir, en principe, dès la réalisation de la vente ou à la fourniture du service. Respecter cette règle est essentiel pour assurer la traçabilité des opérations, le respect de la TVA, et la bonne tenue de la comptabilité.

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Quelles sont les références légales ? (Code de commerce, Code général des impôts)

Le cadre légal de la facturation est précisé principalement dans deux textes :

• Le Code de commerce (articles L441-3 à L441-9) décrit les obligations générales de facturation, notamment entre professionnels. Il précise les mentions obligatoires, les délais, ainsi que les sanctions possibles.
• Le Code général des impôts (article 289) définit surtout les règles relatives à la TVA et ce que doit contenir une facture pour être valable auprès de l’administration fiscale.

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Différences selon le type de client (professionnel, particulier, secteur public)

La législation distingue plusieurs situations selon la nature du client : professionnel, particulier ou entité publique. Les obligations de facturation et les mentions à indiquer peuvent varier dans chaque cas.

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Facturation entre professionnels
Pour une transaction entre professionnels, la facture est obligatoire dès le premier euro. Le vendeur doit remettre une facture à l’acheteur dans tous les cas. Cette facture doit comporter toutes les mentions obligatoires (nom, adresse, date, montant HT et TTC, taux de TVA, etc.). Le non-respect des règles entraîne des sanctions financières. De plus, la circulation des factures électroniques (e-invoicing) va devenir obligatoire entre entreprises dès 2026 selon le calendrier gouvernemental.

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Facturation avec les entités publiques
Lorsqu’il s’agit de clients publics (administrations, collectivités locales, hôpitaux), la facture doit également être émise. Depuis 2020, la soumission électronique via la plateforme publique Chorus Pro est impérative pour toutes les entreprises qui vendent au secteur public. Cette dématérialisation devient progressivement la seule voie possible, avec des contrôles renforcés.

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Facturation envers les particuliers
Pour les ventes à des particuliers, l’obligation de facturer existe surtout dans certains contextes : prestations de services, vente de biens de valeur, ou si le client en fait la demande. Dans le bâtiment, la remise d’une facture devient obligatoire au-delà de 25 €, ou sur simple demande du client. Cette facture permet aussi au particulier de faire valoir ses droits en cas de besoin (garantie, assurance, etc.).

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En résumé, émettre une facture conforme à la loi dépend du type de client et du secteur d'activité. Il est important de se référer aux textes légaux pour éviter tout litige ou sanction.

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Délai d’émission pour la vente de biens

Le délai d’émission pour la vente de biens est très strict en France. Selon la réglementation, la facture doit être émise dès la livraison du bien ou au plus tard à la date de cette livraison. C’est-à-dire que lorsque le client reçoit la marchandise commandée, le vendeur doit remettre la facture immédiatement ou dans la foulée. Pour des cas particuliers comme les ventes exonérées de TVA ou certaines opérations intracommunautaires, la facture peut être émise au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur. Il est donc essentiel de ne pas attendre plusieurs jours ou semaines après la livraison, sous peine d’être hors la loi. Les entreprises doivent ainsi mettre en place des process rapides pour éditer et transmettre leurs factures à temps.

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Délai d’émission pour les prestations de services

Le délai d’émission pour les prestations de services est également très encadré. La règle générale prévoit que la facture doit être émise dès la réalisation de la prestation. Cela signifie que le professionnel doit envoyer la facture aussitôt le service rendu, que ce soit une intervention ponctuelle, un accompagnement ou une mission longue. Dans certaines situations spécifiques (exemple : régime de TVA sur les débits), la législation autorise l’émission de la facture au plus tard le 15 du mois suivant la réalisation de la prestation. Dans tous les cas, il est important de ne pas différer inutilement l’envoi de la facture, afin de préserver la trésorerie de l’entreprise et de respecter ses obligations légales.

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Cas particuliers : exonération de TVA, vente à distance, commandes groupées

Certains cas particuliers modifient le délai classique d’émission de la facture. Pour les opérations exonérées de TVA, telles que les exportations ou certaines livraisons intracommunautaires, la facture doit souvent porter une mention spécifique (par exemple : "exonération de TVA, art. 262 du CGI") et peut généralement être émise jusqu’au 15 du mois suivant la livraison. En cas de vente à distance, la règle est la même : la facture doit être éditée au moment de la livraison ou au plus tard le 15 du mois suivant. Si vous effectuez des commandes groupées, il est possible d’établir une facture unique par mois récapitulant l’ensemble des opérations, à condition que la TVA soit exigible au cours du même mois civil. Cela facilite souvent la gestion comptable et évite les oublis.

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Facture périodique ou d’avancement

Dans certains secteurs comme le BTP, les contrats de longue durée ou les services récurrents, on peut utiliser des factures périodiques ou d’avancement. La facturation périodique consiste à regrouper plusieurs prestations ou livraisons au cours d’un même mois et à établir une seule facture récapitulative qui doit être émise au plus tard à la fin du mois. Pour la facturation d’avancement (aussi appelée facture de situation), on facture selon l’avancement du chantier ou du projet : il convient alors d’éditer une facture à chaque étape clé, basée sur la valeur partielle du contrat réalisée jusqu’alors. Il faut surtout veiller à bien mentionner “facture d’avancement” et à faire référence au devis initial ou au contrat.

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Facturer avant livraison : est-ce possible ?

De nombreuses entreprises se demandent s’il est possible de facturer avant la livraison. En réalité, sauf cas d’acompte, la loi impose que la facture soit normalement émise au moment de la livraison du bien ou de l’exécution du service. Il est autorisé d’émettre une facture d’acompte si le client verse une avance avant la livraison : dans ce cas, la facture d’acompte doit être envoyée dès réception du paiement anticipé. Mais “la” facture définitive ne pourra être délivrée qu’au moment réel de la livraison ou de la réalisation du service. Facturer entièrement avant d’avoir livré la marchandise risque d’être considéré comme contraire à la réglementation, sauf accord spécifique et sous respect des conditions contractuelles ou de la mention d’acompte.

Respecter le délai d’émission des factures est un gage de conformité, de professionnalisme et de sécurité pour les relations commerciales. N’oubliez jamais d’adapter votre organisation à ces règles !

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Format et modalités d’envoi de la facture

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Distinction : facture papier / facture électronique

La distinction entre facture papier et facture électronique est essentielle dans la gestion administrative. Une facture papier est transmise en format physique, comme une feuille imprimée, et elle doit comporter toutes les mentions légales. En revanche, la facture électronique est transmise et reçue sous une forme digitale, par exemple par e-mail ou via une plateforme dédiée.

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Aujourd’hui, la dématérialisation s’impose de plus en plus, notamment pour les échanges B2B ou avec l’administration. La facture électronique simplifie le traitement, réduit les risques d’erreur et permet un archivage plus rapide. Cependant, elle doit respecter certaines conditions pour être valable : garantie d’authenticité, lisibilité et intégrité des données. Il est important de choisir le format adapté à ses clients et à la réglementation applicable.

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Obligations de la facture électronique (prochaines étapes réglementaires)

Les obligations liées à la facture électronique évoluent rapidement en France. Depuis 2024, la facture électronique est obligatoire pour certaines entreprises travaillant avec le secteur public (via Chorus Pro). D’ici les prochaines années, toutes les entreprises françaises devront adopter ce format pour leurs transactions avec des entreprises assujetties à la TVA.

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Les prochaines étapes réglementaires obligent à recourir à des plateformes certifiées pour l’émission, la réception et la conservation des factures électroniques. Il sera essentiel de suivre un calendrier précis fixé par la loi pour se mettre en conformité. Les entreprises doivent donc anticiper la transition, s'informer sur l’horodatage, la signature électronique, et préparer leurs systèmes d’information à cette nouvelle obligation.

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Mentions obligatoires à faire figurer

Les mentions obligatoires sur une facture sont identiques quel que soit le format utilisé (papier ou électronique). Il faut notamment indiquer :

• L’identité du vendeur et de l’acheteur (nom, adresse, SIREN/SIRET)
• La date d’émission de la facture
• Le numéro unique de la facture
• La désignation, la quantité et le prix des produits / prestations
• La date de la vente ou de la prestation de service
• Les taux et montants de TVA applicables
• Les conditions de paiement (modalités, délais, pénalités de retard)
• Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et parfois celle du client

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Certaines situations requièrent des mentions spécifiques, selon la nature de l’opération. Le non-respect de ces mentions peut entraîner des sanctions. Il est donc important de vérifier régulièrement que ses modèles de facture sont bien à jour selon la loi.

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Conservation et archivage des factures

La conservation des factures est une obligation légale pour toutes les entreprises. Le délai minimum est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Ce principe vaut pour les factures papier comme électroniques.

Pour les factures électroniques, il faut veiller à garantir leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité tout au long de la période d’archivage. Cela peut passer par des solutions d’archivage électronique certifiées. Il est aussi conseillé de prévoir une organisation claire pour retrouver rapidement une facture en cas de contrôle fiscal.

Enfin, la conservation doit permettre de produire tout justificatif en cas d’audit ou de litige. Ne jamais oublier cette règle : une facture non conservée ou perdue peut avoir de lourdes conséquences lors d’un contrôle administratif !

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Délai et modalités de paiement liés à la facture

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Différence entre délai de facturation et délai de paiement

La différence entre délai de facturation et délai de paiement est essentielle pour bien gérer la comptabilité d’une entreprise. Le délai de facturation représente le temps dont dispose un fournisseur ou un prestataire pour émettre la facture après avoir livré un produit ou réalisé un service. En général, la loi fixe ce délai au moment de la livraison ou à la fin de la prestation, et il doit être respecté pour rester en règle.

Le délai de paiement, lui, est le laps de temps donné au client pour régler la facture après son émission. Ce délai commence à la date indiquée sur la facture, souvent appelée la date d’émission ou la date de facturation. Ce n’est donc pas la même chose que le délai de facturation, car le paiement intervient toujours après l’envoi de la facture.

Beaucoup de personnes confondent ces deux notions. Pourtant, cette distinction est importante pour suivre correctement les créances clients et bien anticiper les rentrées d’argent.

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Délai légal de paiement (30 jours, 60 jours...)

Le délai légal de paiement est encadré par la loi française, surtout pour les transactions entre professionnels. En général, la loi prévoit que le paiement d’une facture doit intervenir dans un délai de 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Cette règle s’applique dans la majorité des secteurs.

Cependant, il est possible de convenir d’un autre délai avec le client, notamment si un accord écrit existe. Dans ce cas, le délai maximal est généralement fixé à 60 jours calendrier à partir de la date d’émission de la facture. Il existe aussi une variante avec un délai de 45 jours fin de mois, mais cela doit obligatoirement être précisé dans le contrat et sur la facture.

Certaines exceptions existent : dans le secteur du transport, ou dans l’agroalimentaire, des délais réduits ou plus stricts peuvent s’appliquer. Il est toujours conseillé de bien vérifier le secteur d’activité pour éviter les erreurs.

Enfin, si les délais de paiement ne sont pas respectés, des pénalités de retard peuvent être réclamées automatiquement par le fournisseur. En cas d’abus, le client s’expose également à des sanctions administratives importantes.

Respecter les délais de paiement permet de maintenir une bonne relation commerciale et d’assurer la santé financière de l’entreprise. N’oubliez pas que le respect du délai légal de paiement est souvent contrôlé lors de vérifications fiscales ou en cas de litige.

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Sanctions en cas de non-respect des délais de facturation

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Amende administrative en cas de retard

Amende administrative en cas de retard est une sanction que les autorités peuvent appliquer si un professionnel ne respecte pas les délais légaux d’émission des factures. Selon la législation française, notamment le Code de commerce, tout retard dans la facturation expose l’entreprise à une amende pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique, et 375 000 euros pour une société. Cette amende peut être doublée en cas de récidive dans les deux ans suivants la première sanction.

Amende administrative vise à encourager la transparence et une bonne gestion dans les relations commerciales. Les contrôles de l’administration fiscale sont de plus en plus fréquents, donc il est important pour chaque entrepreneur de rester vigilant sur les dates d’émission et de transmission de ses factures.

Amende administrative ne concerne pas que l’émission tardive, mais aussi l’absence totale de facturation. Ainsi, un oubli ou une mauvaise organisation peut coûter très cher. Il est donc conseillé de bien organiser son suivi administratif et de mettre en place des rappels pour facturer dans les temps.

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Sanctions pour mentions manquantes ou fausses

Sanctions pour mentions manquantes ou fausses sont également assez lourdes. Selon la loi, une facture doit comporter plusieurs informations obligatoires comme le numéro de facture, la date, les coordonnées des parties, le détail des prestations, le montant HT, le taux et le montant de la TVA, ou encore la date d’échéance du paiement.

Omettre une mention obligatoire ou inscrire une information inexacte expose à une amende administrative de 15 euros par mention erronée ou manquante, jusqu’à une limite fixée à un quart du montant total de la facture concernée.

Sanctions pour mentions manquantes visent aussi à lutter contre la fraude et à protéger les clients. Si des anomalies sont constatées lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise risque également un contrôle approfondi, voire des sanctions pénales en cas de fraude caractérisée.

Pour éviter ces sanctions, il est essentiel d’utiliser un logiciel de facturation à jour, de vérifier systématiquement chaque facture avant envoi, et de bien se former ou former ses équipes aux règles applicables. La rigueur sur la conformité documentaire permet aussi de renforcer la confiance des clients et partenaires.

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Conseils pour accélérer l’envoi des factures et optimiser le paiement

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Importance de la rapidité d’émission pour la trésorerie

L’importance de la rapidité d’émission pour la trésorerie ne doit pas être sous-estimée. Plus une facture est envoyée vite, plus vite le règlement peut être reçu. Cela permet de garder une trésorerie saine, essentielle pour couvrir les dépenses courantes comme les salaires, les charges sociales ou les achats fournisseurs. Un envoi tardif des factures entraîne souvent un décalage dans les paiements, ce qui peut provoquer des difficultés de trésorerie ou même l’impossibilité de saisir une opportunité de croissance. De plus, émettre rapidement les factures montre votre professionnalisme et instaure une relation de confiance avec vos clients.

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Bonnes pratiques pour éviter les retards

Pour éviter les retards, il faut mettre en place quelques bonnes pratiques simples et efficaces. Préparez vos factures en avance dès que la prestation ou la vente est réalisée. Utilisez un logiciel de facturation qui propose l’envoi automatique dès la validation d’une commande ou d’un service rendu. Veillez à ce que toutes les mentions obligatoires apparaissent sur la facture, pour ne pas risquer de rejet par le client.

Anticipez aussi les périodes de congés ou d’indisponibilité. Préparez les modèles de factures et les informations des clients à l’avance. L’envoi par voie électronique (facture PDF par mail ou portail sécurisé) est souvent plus rapide que le courrier papier. Enfin, informez clairement vos clients à l’avance de vos conditions de paiement pour éviter toute ambiguïté.

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Relances, rappels et procédures en cas de non-paiement

Les relances, rappels et procédures en cas de non-paiement sont indispensables pour obtenir le règlement des factures dans les temps. Commencez par une relance amicale dès que la date d’échéance est dépassée. Un simple email ou appel téléphonique suffit souvent pour régler l’oubli. Si le paiement n’intervient toujours pas, une deuxième relance écrite plus formelle peut être envoyée quelques jours plus tard.

En cas de retard plus important, envoyez une mise en demeure rappelant les pénalités de retard éventuelles, tout en restant courtois. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion qui automatise les rappels et garde une trace écrite de vos démarches. Enfin, si malgré ces actions le paiement n’arrive pas, il est possible d’engager une procédure de recouvrement ou de faire intervenir un médiateur, voire une action en justice pour des montants importants.

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Pour résumer, la régularité et la réactivité sont clés pour limiter les impayés et protéger votre trésorerie.

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Calendrier d’entrée en vigueur de la facture électronique

Le calendrier d’entrée en vigueur de la facture électronique en France a été récemment modifié. Selon les informations des principaux sites officiels et professionnels, le passage à la facturation électronique s’étalera sur plusieurs années. L’obligation dépendra de la taille de l’entreprise :

• À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être capables de recevoir des factures électroniques.
• L’émission obligatoire des factures électroniques sera différente selon la taille :
  • Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire : dès septembre 2026
  • Petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises : septembre 2027

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Ce calendrier progressif permet aux entreprises de se préparer, de tester les solutions de dématérialisation, et d’adapter leur organisation avant l’obligation finale. Pendant cette période, des phases pilotes et une montée en charge progressive sont prévues pour limiter les difficultés techniques.

Il est donc important de vérifier régulièrement les dates et la phase qui concerne votre entreprise.

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Points essentiels à surveiller pour rester conforme

Pour être conforme à la nouvelle réglementation sur la facture électronique, plusieurs points sont à surveiller de près :

• Utiliser une plateforme agréée : Toutes les factures électroniques devront être envoyées via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation. L’envoi direct par email ne sera plus suffisant.
• Respecter les formats : Les factures doivent respecter un format électronique accepté par l’administration fiscale (par exemple, le format Factur-X, UBL ou CII).
• Assurer la complétude des données : Chaque facture électronique doit impérativement contenir les mentions légales habituelles. Toute information manquante ou erronée pourra entraîner des sanctions.
• E-reporting : Selon le secteur d’activité, il pourra aussi être obligatoire de transmettre certaines données de transactions à l’administration (e-reporting).
• Conservation : Les factures électroniques doivent être conservées pendant au moins 10 ans, dans des conditions garantissant leur intégrité et disponibilité.
• Sécurité des processus : Il sera crucial de s’assurer que votre système de facturation électronique respecte la sécurité, notamment la confidentialité et l’authenticité des échanges.

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Pour suivre ces évolutions, il est recommandé de :

• Se tenir informé sur le site du gouvernement ou par une veille professionnelle.
• Anticiper les changements en auditant dès maintenant votre système de facturation.
• Former vos équipes aux nouveaux outils et aux nouvelles obligations.

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Cette vigilance évite les risques de pénalité, de litiges comptables et facilite la transition vers une comptabilité 100% numérique.