Bon de livraison : mentions, signature et réserves à la réception
Le bon de livraison accompagne la marchandise et fait le lien entre le bon de commande et la facture. C'est un document simple, souvent bâclé, et pourtant c'est lui qui décide de l'issue d'un litige quand une palette arrive incomplète ou abîmée. Voici ce qu'il doit contenir, ce que vaut sa signature, et surtout comment formuler des réserves valables.
Qu'est-ce qu'un bon de livraison ?
Le bon de livraison est un document commercial établi par le vendeur ou le prestataire, et remis au client au moment de la réception des marchandises ou à l'achèvement de la prestation.
Il récapitule ce qui est effectivement livré, par opposition à ce qui a été commandé. C'est toute sa raison d'être : le bon de commande dit ce qui était prévu, le bon de livraison dit ce qui est arrivé, la facture dit ce qui est dû.
On le rencontre sous d'autres noms selon les secteurs : bordereau de livraison, bulletin de livraison, bon d'expédition. Ce sont des synonymes, la fonction est identique.
À quoi sert un bon de livraison ?
Il remplit trois fonctions distinctes.
Une fonction de preuve. Signé sans réserve par le client, il atteste que la commande a été reçue conformément à ce qui était prévu au contrat. C'est le document que vous produirez si le client conteste avoir reçu la marchandise.
Une fonction de déclenchement. Il ouvre la facturation. Beaucoup d'entreprises ne facturent qu'après retour du bon signé, ce qui évite de facturer une livraison contestée.
Une fonction de constat. C'est le support sur lequel le client note ce qui ne va pas au moment où il le constate. Sans ce support, le constat se fait plus tard, et plus tard veut souvent dire trop tard.
Le bon de livraison est-il obligatoire ?
Non. Aucun texte n'impose de façon générale d'établir un bon de livraison, contrairement à la facture dont les mentions sont encadrées.
Mais cette absence d'obligation ne veut pas dire absence d'intérêt. En cas de contestation sur les quantités ou sur l'état des biens, c'est vous qui devez prouver ce que vous avez livré. Sans bon de livraison signé, vous n'avez que votre parole contre celle du client.
Quelles mentions faire figurer sur un bon de livraison ?
Aucune liste légale n'existe. En pratique, un bon de livraison exploitable en cas de litige contient :
- L'identité complète de l'expéditeur : raison sociale, forme juridique, adresse, numéro RCS
- L'identité et l'adresse du destinataire, ainsi que l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation
- Un numéro unique de bon de livraison
- La référence du bon de commande correspondant
- La date d'expédition et la date de livraison
- Le détail des articles : référence, désignation, quantité commandée et quantité réellement livrée
- Une zone de réserves laissée libre
- La date, la signature et le cachet du destinataire
Deux points méritent une attention particulière.
Distinguez quantité commandée et quantité livrée. C'est la colonne la plus utile du document et celle que la plupart des modèles oublient. Si vous livrez 118 sacs de ciment sur 120 commandés, le bon doit porter les deux chiffres. Un bon qui n'affiche que la quantité livrée ne permet aucun contrôle.
Prévoyez une zone de réserves visible. Si le client doit écrire dans la marge, il n'écrira rien.
Faut-il indiquer les prix sur un bon de livraison ?
Non, et c'est même déconseillé. Le bon de livraison constate une réception physique, pas une transaction financière. Les prix figurent sur la facture.
Il y a une raison pratique à cela : le bon de livraison passe entre les mains de personnes qui n'ont pas à connaître vos conditions tarifaires, magasinier, chauffeur, conducteur de travaux. Sur un chantier avec plusieurs intervenants, faire circuler vos prix n'a aucun intérêt.
La signature et les réserves : la partie qui compte vraiment
C'est ici que le bon de livraison prend sa valeur, et c'est aussi là que la plupart des entreprises perdent leurs recours.
Ce que change la signature
Sans signature du destinataire, le bon de livraison reste un document unilatéral. Il dit ce que le fournisseur affirme avoir livré, rien de plus. Signé sans réserve, il devient au contraire une reconnaissance de réception conforme.
Le délai légal pour formuler des réserves
Pour le transport de marchandises sur le territoire national, l'article L133-3 du Code de commerce est très clair, et très court.
La réception des objets transportés éteint toute action contre le transporteur pour avarie ou perte partielle si, dans les trois jours qui suivent celui de la réception, jours fériés non compris, le destinataire n'a pas notifié au transporteur, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée, sa protestation motivée. Le texte précise que toute stipulation contraire est nulle et de nul effet.
Trois jours. Passé ce délai, le recours est éteint, quelle que soit la réalité du dommage.
Deux régimes dérogatoires existent :
- Déménagement entre un professionnel et un consommateur : le délai est porté à dix jours calendaires par le Code de la consommation.
- Transport international routier soumis à la CMR : le délai est de sept jours.
Comment formuler une réserve valable
Le Code des transports impose des réserves précises et motivées. C'est la condition, et elle élimine la quasi-totalité des réserves qu'on lit sur le terrain.
Une réserve valable décrit un fait constatable :
« Palette n° 3 : emballage déchiré sur la face avant, 2 sacs de ciment éventrés. Sur 120 sacs commandés, 118 livrés dont 2 endommagés. »
Une réserve inutilisable reste vague :
« Sous réserve de déballage »« Sous réserve de vérification »« Marchandise non vérifiée »
Ces formules générales ne décrivent aucun dommage et ne motivent rien. Elles ne protègent pas.
Et il faut retenir un point que beaucoup ignorent : en l'absence de réserves, ou si le transporteur refuse expressément et de façon motivée les réserves émises, c'est au destinataire de rapporter la preuve de la perte ou de l'avarie et de son imputabilité au transport. La charge de la preuve bascule entièrement.
Le réflexe à prendre
- Vérifier avant de signer, pas après.
- Écrire la réserve sur le bon, précise et chiffrée.
- Confirmer par lettre recommandée sous trois jours ouvrables.
L'étape 3 est celle qu'on saute, et c'est celle que le texte exige.
Bon de commande, bon de livraison, facture : qui prouve quoi
Les trois documents suivent la même opération mais n'ont pas la même portée.
Si vous éditez déjà vos bons de commande, l'enchaînement est naturel : le bon de livraison reprend le numéro du ombon de commande, et la facture reprend les deux.
Regrouper plusieurs bons de livraison sur une seule facture
C'est la pratique courante dès qu'un client est livré plusieurs fois dans le mois : livraisons échelonnées, approvisionnement de chantier, réassort régulier.
Le principe est simple. Chaque livraison génère son bon, numéroté, daté et signé. En fin de période, une facture unique récapitule l'ensemble en reprenant les numéros de tous les bons concernés.
Deux règles pour que ça tienne :
- La facture doit lister les numéros de bons couverts, pas seulement un total. Un client qui reçoit une facture globale sans détail la conteste.
- Un bon avec réserve non levée ne doit pas être facturé tant que la réserve n'est pas traitée. Facturer une livraison contestée, c'est provoquer l'impayé.
Bon de livraison et bon d'intervention : quelle différence
La confusion est fréquente chez les artisans et les prestataires de services.
Le bon de livraison constate la remise de biens matériels. Le bon d'intervention constate l'exécution d'une prestation : dépannage, maintenance, pose. Il décrit le travail réalisé, le temps passé et les pièces éventuellement remplacées.
Beaucoup d'artisans utilisent un document hybride, qui liste à la fois les fournitures posées et la main d'œuvre. C'est acceptable, à condition que le document sépare clairement les deux, parce que les régimes de TVA et de garantie ne sont pas les mêmes selon qu'il s'agit d'une fourniture ou d'une prestation.
Combien de temps conserver un bon de livraison ?
Dix ans. L'article L123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans, et le bon de livraison est une pièce justificative.
Le Livre des procédures fiscales, dans son article L102 B, fixe de son côté un délai de six ans pour les documents sur lesquels s'exerce le droit de communication de l'administration. Les deux délais coexistent, et en pratique on retient toujours le plus long, soit dix ans.
Un bon de livraison numérisé est recevable, à condition que son intégrité, sa lisibilité dans le temps et sa traçabilité soient garanties.
D'ou l'utilité d'utiliser un logiciel de facturation.
Questions fréquentes sur le bon de livraison
Le bon de livraison est-il obligatoire ? Non, aucun texte ne l'impose de façon générale. Mais sans lui, vous n'avez aucune preuve de ce que vous avez effectivement livré en cas de contestation.
Faut-il faire signer le bon de livraison ? Oui. Sans signature du destinataire, le document reste unilatéral et sa force probante est faible. C'est la signature qui matérialise la réception.
Quel délai pour émettre des réserves après une livraison ? Trois jours, jours fériés non compris, pour un transport national, par lettre recommandée ou acte extrajudiciaire, selon l'article L133-3 du Code de commerce. Dix jours pour un déménagement entre professionnel et consommateur, sept jours en transport international CMR.
La mention "sous réserve de déballage" est-elle valable ? Non. Les réserves doivent être précises et motivées. Une formule générale qui ne décrit aucun dommage constaté ne protège pas.
Faut-il mettre les prix sur un bon de livraison ? Ce n'est ni obligatoire ni recommandé. Le bon constate une réception physique, les montants figurent sur la facture.
Quelle différence entre bon de livraison et facture ? Le bon de livraison prouve la réception des marchandises. La facture rend le paiement exigible. Le premier constate, la seconde réclame.
Combien de temps garder les bons de livraison ? Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, comme toute pièce justificative comptable, en application de l'article L123-22 du Code de commerce.
Peut-on regrouper plusieurs bons de livraison sur une facture ? Oui, c'est la pratique courante pour les livraisons échelonnées. La facture doit alors reprendre les numéros de tous les bons qu'elle couvre.
Sources utilisées
Le temps est précieux alors économisez-le
Créer gratuitement et rapidement votre premier devis
