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Modèles gratuits de note de frais & suivi des dépenses pro
Téléchargez dès maintenant des modèles gratuits de note de frais et suivi des dépenses professionnelles, disponibles aux formats Word, PDF et Google doc.
Comment télécharger notre modèle de notes de frais
Ces modèles vous aident à structurer les dépenses engagées par vos collaborateurs, à accélérer les remboursements et à renforcer la conformité de vos documents financiers.
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Modèles de note de frais (et rapport de dépenses) disponibles
Une note de frais est un document qui détaille les dépenses engagées par un salarié ou un prestataire dans le cadre de ses missions professionnelles.
L’objectif : justifier ces coûts auprès de l’entreprise pour obtenir un remboursement.
Les types courants de frais incluent les repas, transports, hébergement, fournitures, déplacements, etc.
Pourquoi choisir un modèle de note de frais et rapport de dépenses ?
Un gain de temps évident : fini la création d’un document à chaque demande, vous commencez toujours avec une structure prête à l’emploi.
Une cohérence pour tous : tous les collaborateurs travaillent avec le même format, ce qui facilite les échanges et le traitement.
Moins d’erreurs : les calculs automatiques et les champs prédéfinis limitent les risques d’incohérences ou d’oubli.
Une simplicité au service des collaborateurs
Pour vos employés, ces modèles représentent une vraie facilité d’usage. Ils n’ont plus à créer ou formater un document de zéro : ils saisissent simplement leurs dépenses dans un cadre clair et préétabli.
Les champs sont déjà définis (date, nature de la dépense, montant, etc.), ce qui réduit la friction et le temps consacré à la saisie.
Ce processus simplifié incite à une saisie rapide, régulière et conforme, et limite les oublis ou erreurs.
Comment bien exploiter ces modèles de notes de frais
Gain de temps — plus besoin de créer un document à chaque demande, le modèle est prédéfini.
Traçabilité assurée — chaque dépense est documentée et justifiée, ce qui facilite le suivi et le contrôle comptable.
Réduction des erreurs
Nos exemples de notes de frais à télécharger gratuit
2h
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Qu’est-ce qu’une note de frais et à quoi sert-elle ?
Une note de frais est un document dans lequel un salarié ou collaborateur recense les dépenses professionnelles qu’il a avancées de sa propre poche (transports, repas, hébergement, fournitures, etc.). Elle sert à demander le remboursement de ces frais à l’employeur, tout en assurant la traçabilité et la conformité comptable.
Quels éléments obligatoires doivent figurer sur une note de frais ?
Pour être valable, une note de frais doit contenir plusieurs mentions clés :
- identité du salarié (nom, service),
- date de chaque dépense,
- nature / description,
- montant (HT / TTC),
- indication de la TVA (si applicable),
- justificatifs (factures, tickets),
- signature ou validation.
Ces éléments garantissent sa recevabilité et facilitent le traitement par la comptabilité.
Peut-on rembourser une dépense sans justificatif ?
En principe, non. Le justificatif est essentiel pour prouver la réalité des frais engagés. Toutefois, dans certains cas exceptionnels (perte ou dégradation du justificatif), l’employeur peut accepter une attestation sur l’honneur rédigée par le salarié, selon les règles internes de l’entreprise.
Combien de temps doit-on conserver les notes de frais et justificatifs ?
Les pièces justificatives et les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice fiscal concerné. Ceci permet de répondre à d’éventuels contrôles fiscaux ou de l’URSSAF.
“J’ai arrêté de chercher partout les infos légales : avec le modèle de notes de frais, tout est prêt à télécharger et à remplir en quelques minutes"
Louis B. Utilisateur de MonDevisFacile
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