Mail de relance :
Exemples de mails de relance et générateur

Un mail de relance est un courriel que l’on envoie à un client ou prospect déjà contacté, par opposition à un e-mail de prospection. Il permet de faire un suivi après une première prise de contact (envoi de devis, d’une facture, etc.) pour obtenir une réponse ou un règlement. Comme le souligne Pipedrive, il s’agit d’un message de suivi qui intervient « à des moments importants du tunnel de vente pour recueillir des informations » ou encourager le client à agir. Concrètement, c’est l’opportunité de rappeler votre proposition, répondre aux questions éventuelles et montrer votre sérieux sans être intrusif.

Relancer un client est souvent crucial pour la santé financière d’une entreprise, surtout pour les petites structures. En effet, les retards de paiement sont fréquents : les TPE/PME attendent en moyenne plus de 12 jours après l’échéance légale pour encaisser leurs factures. Chaque jour de retard pèse sur la trésorerie (salaires, fournisseurs, etc.) et fragilise l’entreprise. Relancer rapidement permet d’éviter qu’une simple facture en attente ne devienne un véritable problème financier. De plus, les études montrent qu’un suivi régulier améliore significativement les résultats : par exemple, selon HubSpot, une entreprise qui effectue des relances systématiques peut gagner jusqu’à 32 % de chiffre d’affaires supplémentaire helloharel.com.

Autrement dit, un bon modèle de mail de relance bien rédigé peut accélérer le paiement des factures impayées et augmenter votre taux de conversion des devis en contrats signés.

Un devis permet de formaliser une proposition commercLe timing est important. Pour un devis, il est généralement conseillé d’attendre quelques jours afin que le client ait eu le temps de l’étudier, mais pas trop longtemps non plus. Par exemple, une bonne pratique est d’envoyer une première relance 2 à 3 jours après l’envoi du devismondevisfacile.fr.

Si vous n’avez toujours pas de réponse au bout d’une semaine, une deuxième relance plus personnalisée peut être faite environ une semaine après la première.

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Au-delà de deux relances sans réponse, il peut être judicieux de conclure (en demandant s’il souhaite abandonner le projet) ou d’employer d’autres moyens (voir plus bas). Pour une facture impayée, on utilise souvent un système de relance progressive : par exemple une première relance amicale 1 semaine après l’échéance, une deuxième après 2 semaines (en rappelant les pénalités de retard) et une troisième plus ferme après 3 semaines. assurance-garantie-decennale.com.

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Dans tous les cas, ne tardez pas trop : comme le rappelle Pipedrive, plus vous attendez pour relancer, moins vous avez de chances d’obtenir une réponse pipedrive.com fiale claire et détaillée : il précise les prestations, les prix, les délais et les conditions. C’est un outil essentiel pour éviter tout malentendu, sécuriser l’accord avec ton client et valoriser ton travail.

Pour être efficace, un mail de relance devis doit être clair, personnalisé et poli. Commencez par un objet explicite et pertinent (évitez des objets génériques comme «Suivi» qui risquent d’être ignorésseranking.com). Dans le corps du message, utilisez un ton courtois et compréhensifmondevisfacile.fr. Par exemple, au lieu de dire «Avez-vous vu notre devis ?», écrivez «Bonjour Madame Dupont, je reviens vers vous pour savoir si le devis concernant la rénovation de votre cuisine correspond toujours à vos attentes»mondevisfacile.fr.

Ceci montre que vous connaissez le projet du client. Rappelez brièvement le projet ou le besoin («votre rénovation de cuisine», «la construction de votre extension», etc.) pour donner un contexte et prouvez votre sérieux. Ajoutez toujours un appel à l’action clair : dites ce que vous souhaitez (ex. «N’hésitez pas à me poser vos questions ou à me confirmer si vous souhaitez procéder»assurance-garantie-decennale.com).

Évitez les formules impersonnelles ou bavardes : chaque phrase doit apporter de la valeur. Par exemple, ne commencez pas par «Je ne fais que faire un suivi...», mais expliquez en quoi vous pouvez aider le client (mentions de bénéfices, options, etc.)seranking.com. Enfin, adaptez le ton à votre interlocuteur : un email très chaleureux et personnel peut convenir pour un client régulier ou un artisan bien connu, tandis qu’un langage plus formel sera parfois nécessaire pour des entreprises structuréesmondevisfacile.fr. Dans tous les cas, évitez de paraître insistant ou pressant. Un mail poli, qui relance tout en valorisant le client et le projet, donnera toujours de meilleurs résultats.

Voici un exemple concret de relance après l’envoi d’un devis, à adapter selon votre secteur (BTP, services, etc.) :

• Objet : Relance – Devis travaux cuisine du 05/11/2025
• Corps du mail :

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Bonjour [Prénom du client],
J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant le devis de rénovation de votre cuisine que je vous ai envoyé le 5 novembre. Avez-vous pu l’examiner ? N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions ou si vous souhaitez que nous en discutions.
Je reste entièrement à votre disposition pour adapter notre proposition à vos besoins. Au plaisir d’échanger prochainement.
Cordialement, [Votre nom et fonction]

Cet exemple est simple et courtois. Il rappelle le besoin du client (rénovation de cuisine) pour contextualiser la relance. Vous pouvez enrichir de détails spécifiques au chantier (surface, point particulier, etc.) pour personnaliser encore plus, comme suggéré dans les conseils.

L’essentiel est de montrer votre disponibilité (« je reste entièrement à votre disposition ») et de laisser une ouverture pour la suite (« au plaisir d’échanger… »).

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Un mail de relance de facture impayée demande un ton poli mais ferme : vous rappelez simplement le non-paiement tout en proposant votre aide. Commencez par la formule de politesse adaptée (Madame, Monsieur ou plus informel selon la relation). Mentionnez clairement le numéro de la facture, sa date d’émission et son montant, comme le conseille Name & Shame.

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Par exemple : «Nous vous rappelons que la facture n°1234 d’un montant de 500€ (émise le 1/11/2025) reste impayée». Ensuite, rappelez la date d’échéance dépassée et invitez le client à vérifier la bonne réception du document assurance-garantie-decennale.com.

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Vous pouvez souligner l’importance du règlement («Afin de maintenir notre planification, merci de bien vouloir procéder au paiement dès que possible») et mentionner, si approprié, les pénalités de retard prévues par vos conditions (une phrase simple suffit).

Toujours être clair : indiquez précisément ce que vous attendez (exemple : «Pourriez-vous m’informer de la date à laquelle nous pouvons attendre le règlement ?»)

Conservez un ton professionnel et empathique – par exemple, proposez de discuter si le client a rencontré des difficultés («Si vous rencontrez un problème, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution ensemble») En résumé, un bon mail de relance facture impayée inclut les éléments essentiels (référence de facture, échéance, montant, action attendue) dans un corps de texte respectueux, et évite les formulations trop menaçantes dès le premier contact.

Pour les artisans et professionnels du bâtiment, la personnalisation est encore plus importante. Dans vos mails, rappelez clairement le chantier ou projet concerné (ex. « rénovation de votre salle de bains », « extension de maison à [lieu] ») pour montrer que vous connaissez son dossier. Si vous avez déjà réalisé des travaux similaires, mentionnez-le pour rassurer le client.Par exemple : « En tant que spécialistes de la rénovation de salle de bains, nous sommes convaincus que notre proposition répondra à vos attentes. » Vous pouvez également vous référer au déroulement du chantier : « J’espère que vous êtes satisfait des travaux réalisés dans votre salle de bain et reste à votre écoute pour toute question »

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Dans le BTP, il est souvent utile de combiner l’email avec d’autres actions de suivi :

• Téléphone : Après un ou deux mails sans réponse, n’hésitez pas à appeler votre client pour discuter du devis ou de la facture. Un contact verbal peut débloquer la situation plus rapidement. L’approche humaine d’un appel téléphonique permet souvent de comprendre les raisons d’un silence et de trouver un accord.
• Visite sur chantier : Si nécessaire, proposez ou effectuez une visite sur le chantier pour échanger de vive voix. Cela montre votre engagement et peut résoudre tout malentendu technique ou litige sur la prestation
• Documentation claire : Conservez précieusement tous les documents (devis signés, bons de commande, factures détaillées, photos du chantier…). En cas de relance difficile, cette documentation justifiera votre créance et facilitera le dialogue
  Ainsi, dans le BTP, associer un email bien rédigé (mentionnant le chantier et vos points forts) à un suivi personnalisé (appel ou visite) maximise les chances de réponse.

Lors de la rédaction, faites attention à ne pas tomber dans certains pièges courants :

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• Ne pas relancer assez vite : Attendre trop longtemps (plusieurs semaines) fait perdre l’opportunité. Pipedrive insiste sur l’importance d’un suivi rapide : « Plus vous mettez de temps à relancer vos prospects, moins vous avez de chances d’obtenir une réponse » Idéalement, les premiers relances sont envoyées dans les 1–7 jours suivant l’envoi du devis/facture.
• Objet de mail vague : Un sujet comme « Suivi » ou « Relance » est facilement ignoré. C’est l’un des conseils de SERanking : évitez l’objet « Suivi », peu parlant. Précisez plutôt l’objet (ex. « Relance devis [objet] », « Facture n°123 – Rappel »).
• Pas d’appel à l’action clair : Sans CTA, le destinataire ne sait pas quoi faire. Laisser un mail sans consigne (ex. « Merci » sans suite) est une erreur fréquente. Indiquez clairement ce que vous attendez : « Merci de remplir le devis en pièce jointe », « Pouvez-vous me confirmer votre accord d’ici vendredi », etc.
• Contenu sans valeur ajoutée : Ouvrir le mail par un simple « Je me permets de vous relancer… » est une formule creuse. Comme le note SE Ranking, commencer par « Je fais juste un suivi… » n’apporte aucune valeur. Au lieu de cela, indiquez rapidement pourquoi vous écrivez (ex. rappeler un avantage, proposer une info utile ou une solution).
• Relancer trop souvent ou sous-entendre la menace : Être trop insistant lasse le client. Évitez de bombarder le destinataire de mails quotidiens. Pipedrive rappelle qu’il faut un bon dosage – généralement 2 à 3 relances espacées suffisent. N’oubliez pas de garder un ton respectueux (évitez même dans les relances fermes de menacer directement).
• Trop de formalisme : Dans une relance, des formulations trop lourdes (« je vous pris d’agréer… ») peuvent sembler décalées. Choisissez un registre adapté : courtois et professionnel sans être guindé. Adoptez le style de communication que vous utilisez habituellement avec ce client.
  En résumé, personnalisez toujours votre relance, soyez clair dans vos intentions et respectueux. Ces précautions renforcent votre crédibilité et empêchent le client de vous classer comme un spammeur

l est généralement recommandé de ne pas multiplier les relances au-delà de 2 ou 3 fois. Comme le conseille MondevisFacile, « deux à trois relances bien espacées suffisent souvent » avant de laisser plus de temps au client.

Au-delà, le mieux est souvent de demander au client s’il souhaite toujours poursuivre (« Souhaitez-vous que nous arrêtions ce projet ? »). La recherche montre qu’il faut plusieurs points de contact pour obtenir une réponse – par exemple une étude du Rain Group estime qu’en moyenne 8 contacts sont nécessaires pour convertir un prospect – mais ceux-ci doivent rester courtois et bien dosés. Si, après deux relances, le client ne répond toujours pas, variez vos canaux (téléphone, visite, voire courrier recommandé) plutôt que d’envoyer automatiquement plus d’e-mails identiques.

Si un client reste silencieux malgré vos e-mails, ne désespérez pas et intensifiez doucement le suivi :

• Appel téléphonique : Après une ou deux relances sans réponse, appelez le client. Un contact direct peut éclaircir rapidement les raisons du silence (oubli, questions non posées, difficultés financières, etc.) et montrer votre sérieux. Selon les experts, un appel après les premiers emails est souvent très efficace pour résoudre les problèmes et trouver un accord
• Visite sur site : Dans le BTP, une visite sur le chantier (si la situation le permet) peut être un excellent moyen de relancer. Cela prouve votre engagement : vous pourrez discuter du projet en personne et constater la qualité des travaux. En cas de litige ou de question technique, c’est souvent la meilleure approche.
• Courrier recommandé ou mise en demeure : En dernier recours pour une facture vraiment non payée, vous pouvez envoyer une mise en demeure (par mail recommandé) pour montrer la gravité de la situation. Mais ceci intervient généralement après plusieurs relances amicales infructueuses.
• Négociation souple : S’il s’agit d’un retard de paiement, proposez éventuellement un plan de paiement échelonné pour aider le client. Cela peut accélérer le règlement sans nuire à la relation.
• Systèmes de suivi : Quelle que soit la méthode, assurez-vous de bien enregistrer chaque étape dans votre CRM ou un tableau de suivi. Noter les dates et réponses (ou l’absence de réponse) vous évitera d’oublier un client et vous aidera à décider quand arrêter ou escalader la relance

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En combinant ces approches avec vos e-mails de relance, vous maximisez vos chances d’obtenir une réponse (même négative) et de préserver une relation professionnelle.