Comptabiliser une facture d'achat ou de vente : les écritures comptables pas à pas en 2026

Vous recevez une facture fournisseur ou vous en émettez une à un client, et vous ne savez pas exactement comment l'enregistrer dans votre comptabilité ? C'est l'une des questions les plus fréquentes chez les indépendants, les auto-entrepreneurs, les artisans et les gérants de TPE qui tiennent leur propre comptabilité. Pourtant, comptabiliser une facture d'achat ou une facture de vente suit une logique simple, dès lors qu'on comprend les quelques règles de base du Plan Comptable Général. Dans cet article, vous allez apprendre à identifier les bons comptes comptables, à passer les écritures d'achat et de vente étape par étape, à traiter la TVA correctement, et à éviter les erreurs qui compliquent tout en fin d'exercice.

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Ce qu'il faut retenir rapidement

Quand vous recevez une facture d'un fournisseur, vous enregistrez une charge au débit d'un compte de classe 6, vous récupérez la TVA déductible au débit du compte 44566, et vous constatez la dette fournisseur au crédit du compte 401. Quand vous émettez une facture à un client, vous faites l'inverse : vous constatez la créance client au débit du compte 411, vous enregistrez le produit au crédit d'un compte de classe 7, et vous collectez la TVA au crédit du compte 44571. Dans les deux cas, l'enregistrement se fait à la date de la facture, pas à la date du paiement.

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Facture d'achat et facture de vente : ce que dit la comptabilité

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Ce que sont ces deux documents

Une facture d'achat est un document qu'une entreprise reçoit de son fournisseur lors de l'acquisition d'un bien ou d'une prestation de service. On l'appelle aussi facture fournisseur. Elle matérialise une charge pour l'entreprise qui l'enregistre à son passif transitoire, en dette fournisseur.

Une facture de vente est un document qu'une entreprise émet à son propre client. On l'appelle aussi facture client. Elle matérialise un produit, c'est-à-dire un revenu pour l'entreprise. Ces deux documents concernent souvent la même transaction vue de deux côtés différents. La facture de vente de votre fournisseur devient votre facture d'achat lorsque vous la recevez.

La différence fondamentale est donc une question de point de vue : du côté de l'émetteur, c'est une vente. Du côté du destinataire, c'est un achat. Le traitement comptable diffère radicalement, et c'est précisément ce point que beaucoup confondent.

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Ce que dit la loi et le Plan Comptable Général

En France, toute dépense ou recette liée à l'activité d'une entreprise doit être enregistrée dans la comptabilité à la date de la facture, conformément au principe de comptabilité d'engagement. Cela signifie que vous comptabilisez la facture le jour où elle est émise ou reçue, pas le jour où vous payez ou encaissez.

Le Plan Comptable Général (PCG) établit la structure des comptes à utiliser. Les charges se trouvent en classe 6, les produits en classe 7, les comptes clients et fournisseurs en classe 4. La TVA, qu'elle soit déductible ou collectée, passe elle aussi par des subdivisions du compte 445.

Toute entreprise soumise à la comptabilité d'engagement, quelle que soit sa taille, doit appliquer ces règles, y compris les EURL, les SASU et les entreprises individuelles ayant opté pour le régime réel.

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Les écritures comptables pour une facture d'achat

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La logique de base

Lorsque vous achetez un bien ou une prestation de service auprès d'un fournisseur, l'opération engendre trois effets simultanés en comptabilité. Vous constatez une charge, vous récupérez la TVA payée si vous y êtes assujetti, et vous créez une dette envers votre fournisseur.

Voici les comptes concernés. Le débit du compte de charge correspond à la nature de l'achat. Le débit du compte 44566 enregistre la TVA déductible. Le crédit du compte 401 enregistre la dette fournisseur pour le montant total TTC.

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Les comptes de charges à utiliser selon la nature de l'achat

Le Plan Comptable Général distingue plusieurs types d'achats selon leur nature. Les achats de marchandises destinées à être revendues en l'état passent en compte 607. Les achats de matières premières destinées à être transformées passent en compte 601. Les achats de fournitures consommables passent en compte 602. Les charges de sous-traitance passent en compte 604 ou 605. Les prestations de services, frais généraux et loyers passent en compte 606 ou dans des comptes spécifiques selon la nature de la dépense.

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Exemple pratique : une facture d'achat de fournitures de bureau

Vous recevez une facture de votre fournisseur de fournitures pour un montant de 500 euros HT, soit 600 euros TTC avec une TVA à 20 %. Voici l'écriture à passer dans votre journal des achats.

Au débit, vous inscrivez le compte 606 pour 500 euros (montant HT, la charge réelle pour vous) et le compte 44566 pour 100 euros (la TVA que vous allez récupérer). Au crédit, vous inscrivez le compte 401 pour 600 euros (la dette totale envers votre fournisseur).

L'écriture est équilibrée : 500 + 100 = 600.

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L'enregistrement du paiement

La comptabilisation de la facture et l'enregistrement du paiement sont deux opérations distinctes. Quand vous payez votre fournisseur, vous soldez la dette du compte 401 par un débit de ce même compte, en contrepartie d'un crédit du compte 512 (Banque) pour le montant TTC décaissé.

Cette deuxième écriture clôt la transaction et le compte fournisseur revient à zéro.

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Pour un auto-entrepreneur non assujetti à la TVA

Si vous êtes en franchise de base de TVA, la mécanique change légèrement. Vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats, donc vous enregistrez la facture pour son montant TTC directement dans le compte de charge correspondant. Le compte 44566 n'est pas utilisé. La dette fournisseur au compte 401 reste en TTC.

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Les écritures comptables pour une facture de vente

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La logique de base

Lorsque vous émettez une facture à un client, l'opération génère également trois effets en comptabilité. Vous créez une créance sur le client, vous constatez un produit (votre chiffre d'affaires), et vous collectez de la TVA que vous devrez reverser à l'État.

Voici les comptes concernés. Le débit du compte 411 enregistre la créance sur le client pour le montant TTC. Le crédit d'un compte de produit de classe 7 enregistre le chiffre d'affaires HT. Le crédit du compte 44571 enregistre la TVA collectée.

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Les comptes de produits à utiliser selon la nature de la vente

Tout comme pour les achats, la classe 7 distingue les types de revenus. Le compte 701 enregistre les ventes de produits finis. Le compte 706 enregistre les prestations de services. Le compte 707 enregistre les ventes de marchandises. Le compte 708 regroupe les produits des activités annexes. Le compte 709 est utilisé pour les rabais, remises et ristournes accordés sur ventes.

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Exemple pratique : une facture de prestation de service

Vous êtes consultant freelance et vous émettez une facture de 1 200 euros TTC à un client pour une mission de 1 000 euros HT, avec TVA à 20 %. Voici l'écriture à passer dans votre journal des ventes.

Au débit, vous inscrivez le compte 411 pour 1 200 euros (la somme que votre client vous doit). Au crédit, vous inscrivez le compte 706 pour 1 000 euros (votre chiffre d'affaires HT) et le compte 44571 pour 200 euros (la TVA que vous allez reverser à l'État).

L'écriture est équilibrée : 1 000 + 200 = 1 200.

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L'encaissement du paiement client

Quand votre client vous règle, vous passez une deuxième écriture. Vous débitez le compte 512 (Banque) pour 1 200 euros, et vous créditez le compte 411 pour 1 200 euros afin de solder la créance. Le compte 411 revient à zéro et votre trésorerie est créditée du montant encaissé.

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Pour un auto-entrepreneur non assujetti à la TVA

En franchise de base, vous ne facturez pas de TVA à vos clients. Votre facture ne comprend pas de TVA. L'écriture comptable simplifiée consiste à débiter le compte 411 pour le montant TTC (qui est ici identique au montant HT), et à créditer le compte de produit correspondant (706 pour une prestation, 707 pour une marchandise) pour le même montant. Le compte 44571 n'est pas utilisé.

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Selon votre situation : les cas pratiques

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Pour un freelance ou un consultant

Un freelance facture des prestations intellectuelles, de conseil, de développement ou de création. Ses ventes passent principalement en compte 706 au crédit. Ses achats courants passent en compte 604 pour les services et prestations sous-traitées, ou en 606 pour les fournitures. La gestion est relativement simple car les flux sont peu nombreux.

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Pour un artisan ou une TPE du bâtiment

Un artisan réalise des travaux et peut acheter des matériaux (compte 601 ou 607 selon qu'il transforme ou revende) et des fournitures de chantier (compte 602 ou 606). Ses ventes passent en compte 701 pour la production vendue ou 706 pour des prestations. Il peut avoir des sous-traitants dont les factures passent en compte 604 ou 605.

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Pour un commerçant ou un distributeur

Un commerçant achète pour revendre sans transformation. Ses achats de marchandises passent systématiquement en compte 607, et ses ventes en compte 707. La gestion des stocks croise ces comptes avec les comptes 31 à 37 pour les inventaires de fin d'exercice.

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Pour une EURL ou une SASU

Les dirigeants de sociétés soumis à la comptabilité générale doivent veiller à ventiler correctement les factures selon leur nature, à ne pas mélanger les comptes, et à lettrer régulièrement les comptes 401 et 411 pour s'assurer qu'aucune dette ou créance n'est oubliée.

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Les erreurs fréquentes à éviter

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Confondre date de paiement et date de comptabilisation

C'est l'erreur la plus classique. En comptabilité d'engagement, vous enregistrez la facture à sa date d'émission ou de réception, pas à la date où vous payez ou encaissez. Si vous ne le faites pas, votre résultat comptable sera faussé, notamment en fin d'exercice.

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Utiliser le mauvais compte de TVA

Il existe deux comptes de TVA distincts. Le compte 44566 est réservé à la TVA déductible, celle que vous récupérez sur vos achats. Le compte 44571 est réservé à la TVA collectée, celle que vous facturez à vos clients et que vous reversez à l'État. Les confondre crée des déclarations de TVA erronées et des problèmes lors des contrôles fiscaux.

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Oublier de passer l'écriture de règlement

Beaucoup de personnes comptabilisent la facture mais oublient de passer l'écriture de paiement ou d'encaissement. Résultat : les comptes 401 et 411 restent débiteurs ou créditeurs alors que les règlements ont eu lieu. En fin d'exercice, le bilan affiche des dettes et créances fantômes.

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Comptabiliser une facture d'achat dans un compte de produit, et inversement

Cela arrive quand on est pressé ou mal guidé. Une charge dans un compte de classe 7, ou un produit dans un compte de classe 6, inverse complètement la logique et fausse le résultat de l'entreprise. Chaque nature de flux doit impérativement aller dans le bon sens.

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Ne pas archiver les justificatifs de manière ordonnée

La comptabilisation seule ne suffit pas. Chaque écriture doit être appuyée d'un justificatif consultable en cas de contrôle URSSAF ou fiscal. En 2026, avec l'essor de la facturation électronique, les documents numériques ont la même valeur probante que le papier, à condition qu'ils soient conservés dans leur format d'origine pendant au moins dix ans.

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Se tromper de compte de charges selon la nature de l'achat

Enregistrer une prestation de service dans le compte 607 réservé aux marchandises, ou inversement, ne génère pas d'erreur bloquante mais altère la lisibilité de votre comptabilité et peut poser des problèmes lors de l'analyse des marges par votre expert-comptable.

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Papier, logiciel ou tableur : quelle méthode choisir pour saisir vos factures ?

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La saisie manuelle ou sur tableur

La saisie sur papier ou dans un tableur type Excel reste utilisée par certains micro-entrepreneurs ou artisans en début d'activité. Elle est gratuite mais chronophage, source d'erreurs et difficile à contrôler. Elle ne génère pas automatiquement les journaux comptables réglementaires.

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Un logiciel de comptabilité dédié

Un logiciel comptable spécialisé propose des guides de saisie, des automatismes de calcul de TVA, et des contrôles de cohérence (débit = crédit, sens des écritures). Il permet aussi d'importer des factures directement depuis un outil de facturation, ce qui divise le risque d'erreur de saisie.

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Un outil de facturation connecté

La meilleure combinaison consiste à utiliser un logiciel de facturation qui génère automatiquement les bonnes références de paiement et qui peut se synchroniser avec votre comptabilité. Cela vous évite de ressaisir les données deux fois, et garantit une cohérence entre votre document commercial et votre écriture comptable.

Pour les indépendants et les petites structures qui veulent gérer leurs devis et leurs factures sans se perdre dans la complexité, Mon Devis Facile est un outil gratuit qui permet de créer des documents professionnels et conformes, prêts à être transmis à votre comptable ou enregistrés dans votre logiciel de gestion.

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Déléguer à un expert-comptable

Pour les entrepreneurs qui ne souhaitent pas gérer eux-mêmes ces saisies, faire appel à un expert-comptable est la solution la plus sécurisante. L'expert-comptable prend en charge les enregistrements, la déclaration de TVA et les travaux de clôture d'exercice. Son intervention est déductible des charges de l'entreprise.

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Exemple de scénario complet : de la facture à la trésorerie

Prenons le cas d'un artisan électricien qui exerce en EURL. Au mois de mars, il achète des matériaux de câblage pour 800 euros HT à un fournisseur, soit 960 euros TTC. Il réalise ensuite des travaux chez un client qu'il facture 2 400 euros TTC, correspondant à 2 000 euros HT.

Pour la facture d'achat, il débite le compte 601 pour 800 euros et le compte 44566 pour 160 euros, et crédite le compte 401 pour 960 euros. Quand il règle son fournisseur en virement, il débite le compte 401 pour 960 euros et crédite le compte 512 pour 960 euros. Son stock de matière est consommé et sa dette soldée.

Pour la facture de vente, il débite le compte 411 pour 2 400 euros, crédite le compte 706 pour 2 000 euros et le compte 44571 pour 400 euros. Quand son client le règle quinze jours plus tard, il débite le compte 512 pour 2 400 euros et crédite le compte 411 pour 2 400 euros.

À la fin du mois, sa déclaration de TVA fait apparaître 400 euros de TVA collectée et 160 euros de TVA déductible. Il reverse à l'État la différence, soit 240 euros. Son chiffre d'affaires réel du mois est de 2 000 euros HT, et sa charge matières est de 800 euros HT. Sa marge brute sur cette opération est de 1 200 euros.

Ce raisonnement simple illustre pourquoi une bonne comptabilisation des factures d'achat et de vente est indispensable pour piloter son activité avec fiabilité.

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Questions fréquentes sur la comptabilisation des factures

Quelle est la différence entre une facture d'achat et une facture fournisseur ?

Ce sont deux termes qui désignent le même document. Une facture d'achat est toujours émise par un fournisseur à destination de son client. Le mot "facture fournisseur" est simplement le terme courant utilisé dans les entreprises pour qualifier ce même document.

Quand doit-on comptabiliser une facture ?

En comptabilité d'engagement, la facture doit être enregistrée à sa date d'émission ou de réception, et non à sa date de paiement. C'est le principe d'indépendance des exercices qui impose de rattacher chaque charge ou produit à l'exercice comptable auquel il appartient.

Peut-on comptabiliser une facture sans TVA ?

Oui, dans deux cas. Soit vous êtes en franchise de base de TVA et vous ne collectez pas de TVA sur vos ventes. Soit votre fournisseur est lui-même en franchise de base et ne vous facture pas de TVA. Dans les deux cas, vous enregistrez la facture pour son montant TTC directement dans le compte de charge ou de produit, sans passer par les comptes 44566 ou 44571.

Que se passe-t-il si on oublie de comptabiliser une facture d'achat ?

Si vous oubliez d'enregistrer une facture d'achat avant la clôture de votre exercice comptable, vous sous-évaluez vos charges et surévaluez votre résultat. Cela peut entraîner un paiement d'impôt sur un bénéfice fictif. En fin d'exercice, si la facture n'est pas encore arrivée, il faut passer une écriture de facture non parvenue (FNP) pour régulariser la situation.

Comment comptabiliser une note de crédit ou un avoir ?

Un avoir fournisseur s'enregistre à l'inverse de la facture d'achat initiale : vous créditez le compte de charge et le compte de TVA déductible, et vous débitez le compte 401 fournisseur pour réduire votre dette. Un avoir client s'enregistre à l'inverse de la facture de vente : vous débitez le compte de produit et le compte de TVA collectée, et vous créditez le compte 411 client.

Faut-il numéroter les écritures comptables comme les factures ?

Chaque écriture comptable doit être accompagnée d'un numéro de pièce correspondant à la facture justificative. Ce numéro de pièce permet de retrouver rapidement le justificatif en cas de révision comptable ou de contrôle. C'est une bonne pratique professionnelle que les logiciels comptables gèrent automatiquement.

Que faire si une facture d'achat date de l'exercice précédent ?

Si vous recevez en janvier 2026 une facture d'achat datée de décembre 2025 et que votre exercice s'est clôturé le 31 décembre, vous devez l'enregistrer en décembre 2025 dans votre comptabilité, quitte à l'enregistrer en facture non parvenue si vous n'aviez pas encore le document. Si vous l'avez enregistrée tardivement en janvier 2026, cela crée un décalage d'exercice qu'il faudra justifier.

Un auto-entrepreneur est-il obligé de tenir une comptabilité en partie double ?

Non. L'auto-entrepreneur en régime micro n'est pas soumis à l'obligation de tenir une comptabilité en partie double. Il doit simplement tenir un livre de recettes chronologique et, s'il vend des marchandises, un registre des achats. Les écritures comptables présentées dans cet article concernent les entreprises relevant du régime réel, c'est-à-dire toutes les sociétés et les entreprises individuelles ayant opté pour ce régime.

Comment s'assurer que ses écritures comptables sont correctes ?

La règle d'or est que chaque écriture doit être équilibrée : le total des débits doit toujours être égal au total des crédits. Un lettrage régulier des comptes 401 et 411 permet de s'assurer qu'aucune facture n'est restée sans règlement et inversement. Un contrôle mensuel est recommandé. Pour aller plus loin, les articles de compta-facile.com constituent une ressource sérieuse pour approfondir chaque cas particulier.

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En résumé

La comptabilisation d'une facture d'achat repose sur trois comptes : un compte de charge (classe 6), un compte de TVA déductible (44566), et un compte fournisseur (401). La comptabilisation d'une facture de vente repose sur trois autres comptes symétriques : un compte client (411), un compte de produit (classe 7), et un compte de TVA collectée (44571). L'enregistrement se fait toujours à la date de la facture, jamais à la date du paiement. Le règlement fait l'objet d'une écriture séparée pour solder le compte 401 ou 411. En franchise de base de TVA, les comptes 44566 et 44571 ne sont pas utilisés. Une comptabilité bien tenue au fil de l'eau évite les erreurs de clôture, les oublis de factures et les surprises fiscales en fin d'exercice.

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