Facture proforma : définition, utilité et modèle gratuit en 2026

Vous préparez une expédition de marchandises vers un client étranger ou vous devez constituer un dossier de crédit documentaire auprès de votre banque ? La facture proforma est probablement le document dont vous avez besoin. Souvent confondue avec un simple devis, cette facture provisoire joue pourtant un rôle stratégique dans les échanges commerciaux internationaux et dans certaines démarches administratives. Que vous soyez auto-entrepreneur qui débute dans l'export, artisan confronté à une première commande hors Union Européenne, ou dirigeant de PME qui souhaite sécuriser ses transactions B2B, comprendre le fonctionnement de la facture proforma vous évitera bien des complications aux frontières et auprès des institutions financières. Ce guide complet vous explique tout ce qu'il faut savoir sur ce document particulier : sa définition exacte, ses différences fondamentales avec le devis et la facture commerciale, les situations où l'utiliser, les mentions à y faire figurer et les erreurs qui peuvent bloquer vos expéditions ou retarder vos financements.

‍

Réponse rapide

La facture proforma est un document commercial préliminaire qui présente tous les éléments d'une facture classique mais sans aucune valeur comptable ni fiscale. Elle sert principalement à informer un client potentiel des conditions d'une vente avant sa finalisation, à faciliter les procédures douanières lors d'expéditions internationales et à appuyer des demandes de financement auprès des banques. Contrairement au devis qui engage contractuellement une fois signé, la proforma reste un document informatif sans obligation de paiement. Elle doit porter clairement la mention "Facture proforma" pour éviter toute confusion avec une facture définitive.

‍

Qu'est-ce qu'une facture proforma exactement

Le terme proforma provient de l'expression latine "pro forma" qui signifie littéralement "pour la forme". Cette étymologie révèle parfaitement la nature de ce document : il a l'apparence d'une facture commerciale classique mais n'en possède ni la valeur juridique ni la portée comptable. La facture proforma constitue en quelque sorte une ébauche détaillée de ce que sera la future transaction.

Concrètement, une facture proforma présente au client potentiel l'ensemble des informations relatives à une vente envisagée : description des produits ou services, quantités, prix unitaires, montant total, conditions de livraison et modalités de paiement. Elle permet aux deux parties de s'accorder sur tous les termes avant de s'engager définitivement. Cette transparence facilite les négociations et réduit considérablement les risques de malentendus une fois la transaction lancée.

La Direction générale des finances publiques précise que la facture proforma n'est pas considérée comme une facture au sens fiscal du terme. Elle ne génère donc aucune obligation déclarative en matière de TVA et ne doit jamais être intégrée dans la comptabilité de l'entreprise. Seule la facture commerciale définitive, émise après accord et livraison, entrera dans les écritures comptables et déclenchera l'exigibilité de la taxe.

‍

Ce que dit la réglementation française et européenne

Aucun texte de loi français n'impose l'utilisation d'une facture proforma dans les échanges commerciaux nationaux. L'article 289 du Code général des impôts définit les obligations relatives à la facturation mais concerne exclusivement les factures définitives ayant une valeur comptable. La proforma reste donc un document facultatif en droit interne, utilisé à la discrétion des entreprises pour améliorer leurs relations commerciales.

La situation diffère sensiblement dans le cadre du commerce international. Le Règlement européen 952/2013, connu sous le nom de Code des douanes de l'Union, prévoit que les autorités douanières peuvent exiger un document justifiant la valeur des marchandises lors des contrôles. La facture proforma remplit parfaitement cette fonction pour les envois sans caractère commercial comme les échantillons, les cadeaux professionnels ou les marchandises envoyées en réparation. Dans ces situations où aucune vente effective n'a lieu, la proforma permet de déclarer une valeur en douane même en l'absence de paiement.

Certains pays hors Union Européenne imposent la présentation d'une facture proforma pour délivrer des licences d'importation ou des autorisations préalables. Les entreprises qui exportent vers la Chine, la Russie ou les pays du Moyen-Orient doivent souvent fournir ce document traduit dans la langue locale ou en anglais. Il est donc essentiel de vérifier les exigences spécifiques du pays destinataire avant toute expédition internationale.

‍

‍

Quand utiliser une facture proforma

Les situations nécessitant l'émission d'une facture proforma sont plus nombreuses qu'on ne le pense généralement. Ce document intervient à des moments clés de la vie commerciale d'une entreprise, particulièrement lorsque la transaction n'est pas encore finalisée ou lorsqu'aucun paiement n'est prévu.

‍

Pour les opérations d'import-export

L'utilisation la plus répandue de la facture proforma concerne les échanges de marchandises avec l'étranger. Lorsqu'une entreprise expédie des biens hors de l'Union Européenne, les douanes du pays destinataire exigent un document permettant d'évaluer les droits et taxes applicables. La facture proforma fournit ces informations en détaillant la nature, la quantité et la valeur des produits exportés. Elle accompagne systématiquement les envois qui ne font pas l'objet d'une vente au sens strict : échantillons commerciaux adressés à des prospects, matériel envoyé pour réparation, marchandises retournées dans le cadre du régime des retours ou cadeaux d'entreprise destinés à des partenaires étrangers.

Les transitaires et commissionnaires en douane recommandent de joindre trois exemplaires de la facture proforma aux expéditions internationales : un pour les douanes du pays d'exportation, un pour celles du pays d'importation et un dernier conservé par l'entreprise expéditrice. Cette pratique sécurise le passage aux frontières et évite les retards liés à des documents manquants ou incomplets.

‍

Pour les demandes de financement bancaire

Les établissements financiers utilisent couramment la facture proforma comme pièce justificative dans l'instruction des dossiers de crédit. Lorsqu'une entreprise sollicite un prêt pour financer l'achat d'équipements ou de marchandises, la banque demande souvent un document prouvant le sérieux du projet et chiffrant précisément l'investissement envisagé. La facture proforma du fournisseur remplit ce rôle en attestant des conditions commerciales négociées.

Dans le commerce international, la proforma constitue également la base indispensable pour l'ouverture d'un crédit documentaire. Ce mode de paiement sécurisé, très utilisé dans les échanges avec des partenaires lointains ou peu connus, nécessite que la banque de l'importateur dispose d'informations précises sur la transaction. La facture proforma fournit tous les éléments permettant de définir les conditions du crédit : montant, devise, description des marchandises, Incoterm applicable et délais de livraison.

‍

Pour les négociations commerciales B2B

Entre professionnels, la facture proforma sert parfois de proposition commerciale formalisée lorsque les parties entretiennent déjà des relations d'affaires régulières. Elle permet de fixer les conditions d'une vente à venir sans engager définitivement ni le vendeur ni l'acheteur. Cette flexibilité la distingue du devis qui, une fois signé, devient contractuellement contraignant.

Les entreprises qui répondent à des appels d'offres utilisent également la proforma pour présenter leurs propositions tarifaires de manière professionnelle et détaillée. Le format standardisé de ce document facilite la comparaison entre les différentes offres reçues par l'acheteur potentiel.

‍

‍

La différence entre facture proforma, devis et facture commerciale

La confusion entre ces trois documents est fréquente car ils partagent de nombreuses caractéristiques communes. Pourtant, leurs valeurs juridiques et leurs usages diffèrent fondamentalement.

‍

Proforma versus devis

Le devis constitue une offre commerciale qui engage son émetteur pendant toute sa durée de validité. Lorsque le client l'accepte et le signe, le devis devient un contrat de vente pleinement opposable aux deux parties. Le prestataire ne peut plus modifier les conditions annoncées et le client s'engage à payer le montant convenu pour la prestation décrite. La réglementation française impose d'ailleurs l'émission d'un devis préalable pour certaines prestations, notamment les travaux du bâtiment supérieurs à 150 euros ou les dépannages à domicile.

La facture proforma ne possède pas cette valeur contractuelle. Elle informe sans engager et peut être modifiée librement jusqu'à l'émission de la facture définitive. Cette caractéristique la rend particulièrement adaptée aux situations où les termes de la transaction sont susceptibles d'évoluer, comme dans les négociations internationales complexes ou lorsque les cours des matières premières fluctuent.

‍

Proforma versus facture commerciale

La facture commerciale, aussi appelée facture définitive, constitue un document comptable et fiscal à part entière. Elle matérialise une vente réalisée, déclenche l'exigibilité de la TVA et doit être enregistrée dans les comptes de l'entreprise. Sa numérotation suit une séquence chronologique continue imposée par la loi et son contenu obéit à des règles strictes définies par le Code de commerce.

La proforma précède toujours la facture commerciale dans le processus de vente. Elle n'entre jamais dans la comptabilité et ne génère aucune obligation fiscale. Si elle porte un numéro, celui-ci est distinct de la numérotation des factures définitives. Une fois la transaction conclue et la livraison effectuée, l'entreprise émet une facture commerciale qui reprend les éléments de la proforma tout en y ajoutant les mentions légales obligatoires et un numéro de facturation conforme.

‍

‍

Les mentions obligatoires sur une facture proforma

Bien qu'aucun texte légal n'impose un contenu précis pour les factures proforma, les usages commerciaux et les exigences pratiques ont établi une liste d'informations considérées comme indispensables. L'omission de certains éléments peut entraîner le rejet du document par les douanes ou les banques.

‍

L'identification claire du document

La mention "Facture proforma" ou "Proforma invoice" doit apparaître de manière visible et non équivoque en haut du document. Cette indication évite toute confusion avec une facture commerciale et protège l'entreprise émettrice contre d'éventuelles revendications de paiement basées sur ce document préliminaire. Certains professionnels ajoutent également la mention "Document sans valeur comptable" pour renforcer cette distinction.

‍

Les coordonnées complètes des parties

Le document doit identifier précisément l'entreprise émettrice avec sa raison sociale, son adresse complète, son numéro SIREN ou SIRET, sa forme juridique et, le cas échéant, son numéro de TVA intracommunautaire. Les coordonnées du destinataire figurent également avec le même niveau de détail. Pour les transactions internationales, il est recommandé d'indiquer les codes pays et de traduire les adresses dans un format compréhensible par les douanes étrangères.

‍

La description détaillée des biens ou services

Chaque produit ou prestation doit être décrit avec précision : désignation commerciale, caractéristiques techniques, référence catalogue si elle existe, quantité et unité de mesure. Pour les expéditions internationales, l'ajout du code douanier (nomenclature combinée à huit chiffres pour l'Union Européenne ou code SH à six chiffres pour le reste du monde) facilite considérablement les formalités de dédouanement.

‍

Les conditions financières et logistiques

Le prix unitaire de chaque article, le montant total hors taxes, le taux et montant de TVA applicable ainsi que le total toutes taxes comprises doivent figurer clairement. La devise utilisée est mentionnée explicitement, ce qui revêt une importance particulière dans les échanges internationaux où les conversions peuvent générer des écarts significatifs.

Les conditions de livraison sont précisées au moyen de l'Incoterm applicable (FOB, CIF, DAP, etc.) suivi du lieu convenu. Les modalités de paiement, le délai de validité de l'offre et les éventuelles conditions particulières complètent le document.

‍

‍

Les erreurs fréquentes à éviter avec la facture proforma

Plusieurs erreurs récurrentes peuvent compromettre l'efficacité d'une facture proforma ou entraîner des complications administratives parfois coûteuses.

‍

Omettre la mention proforma

L'erreur la plus grave consiste à émettre un document qui ressemble en tous points à une facture commerciale sans porter la mention "proforma". Cette omission peut créer une confusion préjudiciable, notamment si le client intègre par erreur le document dans sa comptabilité ou si l'administration fiscale considère qu'il s'agit d'une facture dissimulée. La mention doit être suffisamment visible pour qu'aucun doute ne subsiste sur la nature du document.

‍

Sous-évaluer la valeur des marchandises

Dans le cadre des expéditions internationales, certains exportateurs sont tentés de minorer la valeur déclarée sur la facture proforma pour réduire les droits de douane que devra acquitter leur client. Cette pratique constitue une fraude douanière passible de sanctions sévères : amendes, saisie des marchandises, poursuites pénales et interdiction temporaire d'exporter. Les douanes disposent de bases de données leur permettant de comparer les valeurs déclarées avec les prix de marché et détectent facilement les anomalies.

‍

Confondre proforma et facture d'acompte

La facture d'acompte est un document comptable à part entière qui déclenche l'exigibilité de la TVA sur le montant encaissé. Elle s'intègre dans la comptabilité et suit la numérotation chronologique des factures. La proforma ne peut en aucun cas se substituer à une facture d'acompte lorsque l'entreprise souhaite recevoir un paiement anticipé. Si un client règle un montant suite à la réception d'une proforma, une facture d'acompte doit impérativement être émise pour régulariser l'encaissement.

‍

Négliger la durée de validité

Une facture proforma dont les prix ne sont plus d'actualité perd toute utilité et peut même créer des litiges si le client considère que les conditions restent valables. Il est essentiel d'indiquer explicitement une date limite de validité, généralement comprise entre 30 et 90 jours selon les pratiques sectorielles. Passé ce délai, une nouvelle proforma doit être émise avec des conditions actualisées.

‍

‍

Facture proforma pour un auto-entrepreneur

Les auto-entrepreneurs qui débutent dans l'export ou qui travaillent avec des clients étrangers découvrent souvent l'existence de la facture proforma à l'occasion d'une première commande internationale. Ce statut simplifié n'exclut pas l'utilisation de ce document, bien au contraire.

L'auto-entrepreneur émet une facture proforma dans les mêmes conditions que n'importe quelle autre entreprise. Il y fait figurer son numéro SIRET, son nom et prénom comme raison sociale, et la mention relative à la franchise de TVA s'il en bénéficie. Cette mention est particulièrement importante car elle influence le traitement douanier de l'expédition et le calcul des taxes dans le pays destinataire.

Pour les envois d'échantillons ou de cadeaux commerciaux vers des prospects étrangers, l'auto-entrepreneur indiquera sur la proforma que les marchandises n'ont pas de valeur commerciale ("No commercial value - samples only" ou mention équivalente) tout en déclarant leur valeur réelle pour les besoins douaniers. Cette précision évite que le destinataire ne soit taxé comme pour un achat ordinaire.

‍

‍

Facture proforma pour un freelance

Les freelances et prestataires de services intellectuels utilisent moins fréquemment la facture proforma que les entreprises vendant des biens physiques. Cependant, certaines situations justifient son utilisation même dans ce contexte.

Lorsqu'un freelance français travaille pour un client établi hors de l'Union Européenne, ce dernier peut avoir besoin d'une proforma pour obtenir les autorisations administratives requises dans son pays avant de valider la commande. Certains pays imposent en effet des formalités préalables pour les achats de services auprès de prestataires étrangers, notamment dans les secteurs sensibles ou réglementés.

La proforma peut également servir de document de référence lorsque le freelance propose une mission complexe dont les contours ne sont pas encore totalement définis. Elle permet de formaliser une première approche tarifaire sans engager les parties, contrairement au devis qui deviendrait contraignant une fois accepté.

‍

‍

Facture proforma pour une entreprise du BTP

Le secteur du bâtiment et des travaux publics présente des spécificités qui influencent l'utilisation de la facture proforma. Les chantiers export, notamment dans les pays francophones d'Afrique ou au Moyen-Orient, nécessitent souvent ce document pour diverses démarches administratives locales.

Lorsqu'une entreprise du BTP exporte du matériel ou des équipements vers un chantier à l'étranger, la proforma accompagne l'expédition et permet le dédouanement. Elle détaille le contenu des colis avec suffisamment de précision pour que les autorités douanières puissent vérifier la conformité de l'envoi et calculer les droits applicables.

Pour les marchés publics internationaux, la proforma constitue parfois une pièce obligatoire du dossier de candidature. Elle démontre la capacité de l'entreprise à chiffrer précisément les fournitures prévues et renseigne le maître d'ouvrage sur les conditions commerciales envisagées.

‍

‍

Facture proforma papier ou numérique

La facture proforma peut être émise indifféremment sur support papier ou sous forme électronique. Aucune obligation légale n'impose un format particulier pour ce document dépourvu de valeur comptable. Le choix dépend principalement des pratiques de l'entreprise et des attentes de ses interlocuteurs.

Le format numérique présente des avantages évidents en termes de rapidité de transmission, de facilité de modification et de conservation. Un fichier PDF envoyé par email atteint instantanément un client situé à l'autre bout du monde et peut être facilement imprimé si nécessaire pour les formalités douanières.

Le format papier conserve toutefois sa pertinence dans certains contextes. Certains pays ou certaines administrations exigent des documents originaux tamponnés et signés manuscritement. Les banques peuvent également demander une proforma sur papier à en-tête pour l'instruction d'un dossier de crédit documentaire. Il est donc prudent de pouvoir produire les deux versions selon les besoins.

‍

‍

Modèle Excel ou logiciel de facturation

Les entreprises qui émettent occasionnellement des factures proforma peuvent se contenter d'un modèle réalisé sur tableur. Un fichier Excel ou Google Sheets correctement structuré permet de saisir les informations requises et de générer un document présentable. Cette solution économique convient aux besoins ponctuels mais présente des limites en termes de gestion et de traçabilité.

Les logiciels de facturation offrent une alternative plus professionnelle et plus sécurisée. Ils permettent de créer des proformas à partir des mêmes modèles que les factures commerciales, assurant ainsi une cohérence visuelle appréciée des clients. La plupart proposent une fonctionnalité de transformation automatique de la proforma en facture définitive une fois la commande confirmée, ce qui évite les ressaisies et réduit les risques d'erreur.

Un outil de facturation en ligne comme celui proposé gratuitement par Mon Devis Facile permet de créer facilement des documents commerciaux conformes aux standards professionnels. L'interface guide l'utilisateur dans la saisie des informations et intègre automatiquement les mentions adaptées au statut de l'entreprise.

‍

‍

Exemple concret d'utilisation d'une facture proforma

Prenons le cas d'une entreprise française spécialisée dans les cosmétiques naturels qui reçoit une demande d'un distributeur canadien intéressé par ses produits. Le distributeur souhaite d'abord recevoir des échantillons pour évaluer la qualité avant de passer une commande ferme.

L'entreprise française prépare une facture proforma détaillant les vingt références d'échantillons sélectionnées, leur valeur unitaire (même si aucun paiement n'est prévu) et les conditions d'expédition. Elle indique clairement "Échantillons sans valeur commerciale - For customs purposes only" et mentionne la valeur totale estimée à 300 euros.

Cette proforma accompagne le colis lors de son expédition. À l'arrivée au Canada, les douanes canadiennes utilisent le document pour vérifier le contenu du colis et confirmer qu'il s'agit bien d'échantillons non destinés à la revente. Le distributeur n'a pas à acquitter de droits de douane sur cet envoi promotionnel grâce aux conventions internationales sur les échantillons commerciaux.

Quelques semaines plus tard, satisfait des produits testés, le distributeur passe une commande ferme. L'entreprise française émet alors une facture commerciale définitive, complètement distincte de la proforma initiale, avec toutes les mentions légales obligatoires et un numéro de facturation conforme.

‍

‍

Questions fréquentes sur la facture proforma

La facture proforma est-elle obligatoire en France

Non, la facture proforma n'est jamais obligatoire en droit français. Elle reste un document commercial facultatif que les entreprises choisissent d'utiliser pour faciliter leurs échanges. Seule la facture commerciale définitive est encadrée par des obligations légales. Cependant, dans le cadre du commerce international, certaines formalités douanières ou bancaires rendent la proforma indispensable en pratique même si aucun texte ne l'impose formellement.

‍

Peut-on transformer une facture proforma en facture définitive

Oui, c'est même l'évolution normale du processus commercial. Une fois la commande confirmée et la livraison effectuée, la proforma est remplacée par une facture commerciale définitive qui reprend les mêmes informations mais avec une valeur comptable et fiscale. Attention toutefois à ne pas simplement renuméroter la proforma : la facture définitive doit porter un numéro appartenant à la séquence chronologique officielle des factures de l'entreprise.

‍

Combien de temps une facture proforma reste-t-elle valable

La durée de validité d'une facture proforma dépend de ce qui est indiqué sur le document. En l'absence de mention explicite, les usages commerciaux considèrent généralement qu'une proforma reste valable entre 30 et 90 jours. Passé ce délai, le vendeur est libre de modifier ses conditions. Pour éviter tout litige, il est fortement recommandé d'indiquer clairement une date limite de validité.

‍

Faut-il appliquer la TVA sur une facture proforma

La TVA peut être mentionnée à titre indicatif sur une facture proforma mais cette indication n'a aucune conséquence fiscale. L'exigibilité de la TVA naît uniquement lors de l'émission de la facture commerciale définitive ou, selon les cas, lors de l'encaissement. Si l'entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, elle doit le mentionner sur la proforma comme sur ses factures classiques.

‍

La facture proforma peut-elle servir de justificatif comptable

Non, en aucun cas. La facture proforma n'a aucune valeur comptable et ne doit jamais être enregistrée dans les comptes de l'entreprise, ni chez le vendeur ni chez l'acheteur. Elle ne constitue pas une pièce justificative acceptable pour l'administration fiscale. Seule la facture commerciale définitive peut servir de base aux écritures comptables et à la déduction de la TVA.

‍

Quelle différence entre proforma et customs invoice

Dans la pratique du commerce international, les termes sont parfois utilisés de manière interchangeable mais une nuance existe. La customs invoice désigne spécifiquement un document établi pour les besoins douaniers, qu'il y ait ou non une vente commerciale. La proforma est une catégorie plus large qui englobe tous les documents préliminaires à une transaction. Pour les envois sans valeur commerciale, les deux termes recouvrent généralement le même document.

Comment numéroter les factures proforma

Contrairement aux factures commerciales dont la numérotation obéit à des règles strictes, les proformas peuvent être numérotées librement. Beaucoup d'entreprises utilisent un préfixe distinct (PRO-, PF-, PROFORMA-) suivi d'un numéro séquentiel propre à cette catégorie de documents. Cette pratique permet de retrouver facilement les proformas tout en les distinguant clairement des factures définitives. Certains logiciels de facturation gèrent automatiquement cette numérotation parallèle.

‍

‍

En résumé

La facture proforma est un document commercial informatif sans valeur comptable ni fiscale, utilisé principalement avant la finalisation d'une vente. Elle facilite les négociations commerciales en formalisant les conditions envisagées sans engager les parties.

Son utilisation est particulièrement répandue dans le commerce international où elle accompagne les expéditions d'échantillons, de cadeaux commerciaux ou de marchandises envoyées en réparation. Les douanes l'utilisent pour évaluer les droits et taxes applicables.

Les banques exigent souvent une proforma pour instruire les demandes de crédit ou ouvrir des crédits documentaires dans le cadre de transactions internationales.

La proforma doit impérativement porter cette mention de manière visible pour éviter toute confusion avec une facture définitive qui entrerait dans la comptabilité.

Elle se distingue du devis qui engage contractuellement une fois signé et de la facture commerciale qui déclenche l'exigibilité de la TVA.

‍

Créez vos documents commerciaux en quelques clics

Pour gérer efficacement vos devis, factures proforma et factures définitives sans vous soucier des mentions obligatoires, utilisez un outil adapté à votre activité. Mon Devis Facile propose une solution gratuite et conforme aux exigences légales françaises, idéale pour les indépendants, freelances et petites entreprises qui souhaitent professionnaliser leur facturation sans complexité.