Freelance ou indépendant prendre un stagiaire êtes-vous en règle

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Peut-on vraiment prendre un stagiaire quand on est freelance ? Beaucoup d’indépendants se posent la question face aux risques juridiques et aux démarches. Les erreurs coûtent cher, surtout sans cadre clair.

Bonne nouvelle : c’est possible pour un freelance ou un auto-entrepreneur, mais sous conditions strictes. Il faut une convention de stage avec l’école, des missions à but pédagogique, un tuteur identifiable, et une assurance responsabilité civile professionnelle. La durée maximale est de 6 mois par année scolaire et la gratification devient obligatoire au-delà de 2 mois (ou 309 heures). Le stage ne peut pas remplacer un poste ni couvrir un pic d’activité.

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Dans cet article, on détaille:

• Les obligations clés
• Les coûts et assurances
• Les démarches pas à pas

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Objectif: sécuriser votre projet de prendre un stagiaire quand on est freelance.

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Définition du stage et du statut de stagiaire

Prendre un stagiaire en tant que freelance est une pratique de plus en plus courante, mais il est important de bien comprendre la définition d'un stage et le statut de stagiaire. Un stage est une immersion temporaire en milieu professionnel, destinée à permettre à un étudiant d’acquérir des compétences concrètes en lien avec sa formation. Le stagiaire doit obligatoirement être inscrit dans un établissement scolaire ou universitaire et son stage doit s’inscrire dans un cursus pédagogique comportant au moins 200 heures d’enseignement par an.

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Le statut de stagiaire est spécifique : il ne s’agit pas d’un salarié classique. Même si le stagiaire réalise des missions, il n’est pas soumis à un contrat de travail. Il est encadré par une convention de stage tripartite (étudiant, structure d’accueil, établissement de formation). Le stagiaire bénéficie d’une protection spécifique (durée maximale, gratification selon la durée, etc.) mais il n’a pas droit aux avantages contractuels d’un salarié, comme les congés payés ou les allocations chômage.

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Différences entre stagiaire, apprenti et alternant

Comprendre la différence entre stagiaire, apprenti et alternant est essentiel avant d’envisager de prendre un stagiaire en tant que freelance. Le stagiaire effectue une période de mise en situation dans le monde professionnel, sans contrat de travail, uniquement encadrée par une convention de stage. Il garde son statut d’étudiant.

L'apprenti et l’alternant, eux, sont liés à l’entreprise par un contrat de travail : respectivement le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation. Ils reçoivent un véritable salaire, cotisent à la retraite, et bénéficient des droits d’un salarié (protection sociale complète, congés payés, etc.). L’alternance implique un va-et-vient entre périodes en entreprise et en centre de formation. Un freelance ne peut donc pas, en principe, proposer un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ; seul l’accueil de stagiaires est envisageable, sous réserve du respect du cadre légal.

En résumé, le stagiaire n’est pas salarié, contrairement à l’apprenti ou à l’alternant.

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Pourquoi accueillir un stagiaire quand on est freelance ?

Accueillir un stagiaire en tant que freelance offre plusieurs avantages. Tout d’abord, c’est un excellent moyen de transmettre son savoir-faire et son expérience à un jeune ou à un étudiant motivé. Cela permet de bénéficier d’une aide précieuse sur des tâches concrètes du quotidien, d’aller plus vite sur certains projets ou d’expérimenter de nouvelles idées.

Pour le freelance ou l’indépendant, le stage est aussi l’occasion de prendre du recul sur son activité, de découvrir de nouvelles méthodes de travail et de stimuler sa créativité grâce à un regard neuf. C’est parfois aussi une solution économique pour renforcer ponctuellement son équipe, car la gratification est généralement inférieure au coût d’un collaborateur salarié.

Enfin, cela représente un vrai plus sur le plan humain : former un jeune, voir sa progression et partager une aventure professionnelle est très valorisant. Accueillir un stagiaire est également une belle opportunité pour enrichir son réseau professionnel et rester connecté aux évolutions dans son métier et dans la formation.

Prendre un stagiaire en tant qu’indépendant ne s’improvise pas, mais c’est une démarche gagnant-gagnant à condition de s’y préparer !

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Conditions et cadre légal

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Est-il légalement possible de recruter un stagiaire en freelance ou micro-entreprise ?

Recruter un stagiaire en tant que freelance ou micro-entrepreneur, c’est une question que beaucoup se posent. La loi n'interdit pas expressément à un indépendant d’accueillir un stagiaire, tant que l'activité indépendante est déclarée et qu’il existe une structure légale (auto-entreprise, EURL, etc.). Le plus important est de pouvoir proposer un cadre d’apprentissage réel et une mission qui justifie le stage. Cependant, certains établissements scolaires ou universitaires peuvent poser des restrictions et refuser d'établir une convention de stage avec un indépendant, surtout en micro-entreprise. Il est donc crucial de bien se renseigner auprès de l’établissement et de vérifier la faisabilité administrative avant de proposer un stage.

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Stagiaire et convention de stage : une obligation incontournable

La convention de stage est totalement obligatoire pour n'importe quel stage. Sans ce document, le stage n’a aucune valeur légale, et il n’est donc pas possible de faire venir un étudiant en tant que « stagiaire ». Cette convention formalise la relation entre le freelance, le stagiaire et l’établissement d’enseignement. Elle encadre les missions, la durée, les horaires, et surtout l’aspect pédagogique du stage.

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Parties signataires et information contenue dans la convention

La convention de stage, pour être valide, doit être signée par trois parties : le stagiaire, l’établissement d’enseignement, et le freelance (ou dirigeant de la micro-entreprise). Dans certains cas, un tuteur côté structure d’accueil et un référent pédagogique côté école doivent aussi être identifiés.

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La convention doit mentionner de façon précise :

• Le nom et l’adresse des trois parties
• Les missions confiées au stagiaire
• La durée du stage
• La rémunération (si applicable)
• Les conditions d’assurance
• Les horaires de travail
• Les modalités d’encadrement

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Une attention particulière doit être portée à la description des missions, qui doivent avoir une cohérence pédagogique avec la formation suivie.

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Validité et durée de la convention

La convention est valable uniquement pendant la période définie dans le document. Un stage ne peut pas commencer avant la signature de la convention par toutes les parties.

En France, la durée maximale d’un stage, dans la même structure, est de 6 mois par année d’enseignement (environ 924 heures). Cette limite s’applique aussi pour les freelances ou micro-entrepreneurs accueillant un stagiaire : impossible donc de faire durer un stage aussi longtemps que voulu. La convention précise également tout arrêt anticipé et les modalités de validation du stage.

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Limites légales : nombre de stagiaires et durée maximale

Même en tant que freelance, on ne peut pas accueillir un nombre illimité de stagiaires. Le code de l’éducation pose des limites. En entreprise, le plafond est de 3 stagiaires en même temps pour une même structure de moins de 20 salariés. Pour un freelance ou micro-entrepreneur travaillant seul, il est en général admis de ne prendre qu’un stagiaire à la fois pour garantir un vrai suivi pédagogique. Il faut respecter le plafond de 6 mois cumulés par stagiaire et faire attention à ne pas enchaîner les stages sans période de carence (un tiers de la durée du stage précédent).

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Types de stages accessibles (découverte, observation, professionnel)

Pour un freelance ou un indépendant, plusieurs types de stages sont accessibles :

• Stage de découverte (collégiens) : très court, souvent non rémunéré, il permet au jeune de simplement observer.
• Stage d’observation (lycéens ou étudiants) : idem, il s’agit surtout de regarder et de comprendre un métier.
• Stage professionnel (étudiants en BTS, licence, master, etc.) : ces stages doivent être plus longs, avec des missions concrètes et un vrai apport pédagogique, souvent avec une gratification obligatoire si le stage dure plus de 2 mois.

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Il est essentiel de choisir le type de stage adapté, selon les besoins du stagiaire et la capacité du freelance à offrir un accompagnement pédagogique sérieux. Un cadre légal bien respecté protège le stagiaire comme l’indépendant.

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Respect du cadre pédagogique

Respecter le cadre pédagogique est essentiel lorsque l’on accueille un stagiaire en tant que freelance ou indépendant. Le stage doit obligatoirement être lié à un cursus de formation, et l’étudiant doit être inscrit dans un établissement scolaire ou universitaire. La mission confiée au stagiaire doit être en lien avec ses études et contribuer à son apprentissage. Si ce principe n’est pas respecté, le stage peut être requalifié, ce qui entraînerait des risques importants pour le freelance.

Pour garantir le respect du projet pédagogique, il est conseillé de définir avec précision les objectifs du stage, de planifier un suivi régulier, et de permettre au stagiaire d’acquérir de nouvelles compétences. Cela crée une expérience bénéfique pour le stagiaire et assure la conformité légale du stage.

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Missions encadrées et apprentissage : éviter la substitution à un salarié

Missions encadrées est une notion qui doit attirer l’attention de tout freelance : le stagiaire ne doit jamais être un simple “remplaçant” d’un salarié. Il est strictement interdit par la loi de donner au stagiaire des tâches qui relèvent d’un poste permanent. Le stage doit rester une période de formation pratique, pour observer un métier, découvrir le monde professionnel, ou mettre en application des connaissances acquises à l’école.

Le freelance doit donc veiller à structurer et à encadrer les missions confiées : elles doivent toujours présenter une dimension d’apprentissage. Le Code de l’éducation rappelle que le stagiaire ne doit pas occuper un emploi permanent, ni remplacer un salarié absent ou faire face à un accroissement temporaire d’activité.

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Mise à disposition d'un cadre de travail adapté

Mise à disposition d’un cadre de travail adapté fait partie des obligations du freelance ou indépendant. Le stagiaire a droit à des conditions de travail décentes, à un lieu sécurisé et propice à l’apprentissage. Il doit bénéficier d’un accès au matériel nécessaire pour accomplir ses missions (ordinateur, logiciel, connexion internet si le stage s’effectue à distance, etc.).

Le cadre de travail doit aussi garantir la sécurité, la santé, et le respect du droit à la vie privée du stagiaire. Toute forme de discrimination, de harcèlement ou de mise en danger est prohibée. Il est aussi judicieux d'informer le stagiaire sur les consignes de sécurité, même si l’activité semble sans risque.

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Encadrement et rôle du tuteur

Encadrement du stagiaire est un point essentiel : le freelance doit être tuteur et référent pendant toute la durée du stage. Le tuteur est responsable d’intégrer le stagiaire, de le guider et de l’accompagner dans sa progression. Il doit s’assurer que le stagiaire comprend ses missions, bénéficie d’un retour constructif et peut poser des questions facilement.

Le rôle du tuteur se traduit aussi par la supervision de l’évolution du stagiaire, avec des bilans réguliers. Le tuteur s’engage à réaliser un suivi pédagogique et à remplir les documents nécessaires pour l’établissement de formation. Ce suivi personnalisé est au cœur de la réussite et de la légalité du stage.

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Déclaration et enregistrement du stagiaire

Déclaration et enregistrement ne doivent pas être négligés lorsqu’on accueille un stagiaire en tant que micro-entrepreneur ou freelance. Contrairement à un salarié, il n’est pas nécessaire de faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf. Toutefois, il faut absolument tenir un registre des conventions de stage, où sont notés les noms, prénoms, dates et durées des stages.

La convention de stage fait office de document principal, et elle doit être signée par les trois parties : le stagiaire, le freelance (ou auto-entrepreneur) et l’établissement scolaire. Ce registre permet de prouver le respect des règles en cas de contrôle. Enfin, il est conseillé de conserver tous les documents relatifs au stage pendant plusieurs années, au cas où une vérification administrative aurait lieu.

En cas de non-respect de ces obligations, le freelance s’expose à de lourdes sanctions administratives. C’est pourquoi il est indispensable de bien encadrer l’accueil d’un stagiaire, même dans un contexte indépendant ou en micro-entreprise.

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La rémunération du stagiaire

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Rémunération obligatoire : seuil, calcul et modalités

La rémunération d’un stagiaire en freelance, souvent appelée « gratification », dépend de la durée du stage. Selon la loi, elle devient obligatoire dès que le stage dépasse deux mois consécutifs ou non, sur l’année scolaire. Le seuil minimal légal est fixé à environ 4,35 euros par heure de présence effective (montant au 1er janvier 2024). Pour calculer cette rémunération, il suffit de multiplier ce taux horaire par le nombre d’heures effectuées chaque mois.

La rémunération du stagiaire doit être versée chaque mois, comme un salaire classique. On peut, par exemple, faire un virement bancaire à la fin de chaque mois. Même en micro-entreprise, l’obligation de paiement reste la même. En dessous du seuil des 2 mois de stage, la gratification reste facultative, mais elle est encouragée pour valoriser le travail du stagiaire.

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Quelles charges sociales pour le freelance ?

Pour le freelance ou micro-entrepreneur accueillant un stagiaire, les charges sociales sur la gratification sont spéciales. Tant que la rémunération du stagiaire ne dépasse pas le seuil légal, elle est exonérée de cotisations sociales, sauf certains cas particuliers comme les accidents du travail ou la CSG/CRDS sur une partie de la gratification.

Si la gratification est supérieure au minimum légal, les cotisations patronales et salariales classiques (comme pour un salarié ordinaire) seront alors dues sur la partie supérieure au seuil. Il est important de se renseigner auprès de l’Urssaf ou de l’expert-comptable pour déclarer correctement la gratification.

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Cas particuliers : gratification supérieure à la légale

Dans certains cas, un freelance peut décider de verser une gratification supérieure au montant minimum. Cela peut permettre d’attirer un meilleur profil ou de récompenser le stagiaire pour sa contribution. Si la gratification dépasse le seuil légal en vigueur, la part excédentaire devient soumise aux cotisations sociales (sécurité sociale, allocations familiales, retraite, etc.).

Il faut donc bien calculer cette partie et prévoir le budget pour ces charges supplémentaires. Le versement doit toujours rester mensuel et obligatoire, et mentionné clairement dans la convention de stage pour éviter tout souci lors d’un contrôle. Enfin, être transparent avec le stagiaire sur la rémunération nette qu’il va recevoir après charges est essentiel pour maintenir une bonne relation et éviter les malentendus.

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Où et comment trouver le bon stagiaire ?

Trouver le bon stagiaire en tant que freelance ou micro-entrepreneur commence souvent par définir les besoins précis de la mission. Les plateformes spécialisées comme LinkedIn, Indeed, ou les sites dédiés aux stages (par exemple, StudentJob, Welcome to the Jungle) sont des points de départ courants. Il peut aussi être efficace de contacter les écoles et universités de votre région, directement auprès des responsables de stage ou via les intranets étudiants.

La publication d’annonces dans les réseaux sociaux professionnels ou sur son propre site web offre également de la visibilité. Selon Portail Auto-Entrepreneur et LegalPlace, il est conseillé de bien préparer l’offre de stage avant de la diffuser pour maximiser ses chances d’attirer des candidats motivés et sérieux.

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Rédiger une annonce attractive et pertinente

Rédiger une annonce de stage claire et efficace est crucial. L’intitulé du poste doit être précis et accrocheur afin d’attirer l’attention. Commencez toujours par une présentation rapide de votre activité de freelance, puis détaillez les missions proposées, les objectifs pédagogiques, les compétences recherchées, la durée du stage, la gratification prévue, les modalités de travail (présentiel, télétravail, horaires…) et le lieu.

Pour se démarquer, soyez transparent sur l’accompagnement que vous offrirez et l’intérêt du stage. Selon Shine et Stage.fr, une offre honnête donne envie aux étudiants de postuler. Le style doit rester simple, humain et engager le lecteur. Un conseil : évitez le copier-coller d’annonces types, personnalisez chaque offre en fonction de la mission réelle qui attend le stagiaire.

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Le processus de sélection et d’entretien

Le processus de sélection doit être rigoureux. Après avoir trié les candidatures, il est important de prévoir un ou plusieurs entretiens (à distance ou en présentiel). Préparez vos questions à l’avance pour vérifier les compétences et la motivation du candidat : demandez-lui ce qu’il attend de cette expérience, ses connaissances du secteur, ou encore sa capacité à travailler en autonomie. Un échange transparent sur vos méthodes de travail de freelance et sur la réalité de la mission évite les mauvaises surprises.

Si possible, un court test pratique ou une simulation de mission peut permettre d’évaluer le savoir-faire du candidat. N’oubliez pas que l’adéquation entre la personnalité du stagiaire et votre façon de travailler, en plus des compétences techniques, est un critère clé évoqué par de nombreux experts dont ceux de L’Expert Comptable et LegalPlace.

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Préparer l’arrivée et l’intégration du stagiaire

Préparer l’arrivée du stagiaire est une étape clé pour réussir l’intégration, notamment dans une structure indépendante. Dès la signature de la convention, expliquez les attentes, organisez un premier rendez-vous pour présenter le cadre de travail (même à distance), les outils utilisés et les règles de fonctionnement. Selon les recommandations de la MAIF et L’Expert Comptable, il est primordial de planifier un temps de formation et de découverte en début de stage.

Définissez ensemble les objectifs à court terme et prévoyez des points réguliers pour assurer un suivi pédagogique adapté. Offrez au stagiaire un espace de dialogue : poser ses questions, faire des retours sur ses difficultés et ses progrès doit être facilité. Un bon accompagnement rassure le stagiaire et augmente la réussite du stage pour les deux parties.

En résumé, recruter un stagiaire en freelance demande de la préparation, de la clarté et une vraie démarche d’intégration. C’est la clé d’une expérience positive et enrichissante !

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Avantages humains, organisationnels et financiers

Accueillir un stagiaire en tant que freelance ou indépendant apporte plusieurs avantages sur le plan humain, organisationnel et même financier. Sur le plan humain, c'est l'occasion de transmettre son savoir-faire. En partageant votre expérience, vous aidez un étudiant à se former dans la réalité du métier. Cela peut également apporter un nouveau regard, des idées fraîches ou des compétences récentes, notamment dans le numérique ou les réseaux sociaux (source : Shine, Indeed, Freebe).

Au niveau organisationnel, un stagiaire peut vous assister pour certaines tâches chronophages, comme la gestion de contenus, la veille, la communication ou la recherche. Cela libère du temps, ce qui vous permet de vous concentrer sur les actions à plus forte valeur ajoutée pour votre activité.

Il y a aussi un aspect financier : la gratification du stagiaire est inférieure à un salaire, et dans certains cas, elle n’est pas obligatoire si le stage dure moins de deux mois. Cela reste donc un coût limité pour obtenir une aide ponctuelle.

Enfin, accueillir un stagiaire peut constituer un tremplin pour votre entreprise : vous développez votre réseau, repérez de futurs collaborateurs potentiels, et donnez une image dynamique à votre activité. Certaines écoles valorisent la capacité à accompagner un stagiaire, ce qui peut renforcer votre crédibilité professionnelle.

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Contraintes et limites : temps d’encadrement, formalités, responsabilité

Accueillir un stagiaire en freelance comporte tout de même des contraintes et des limites non négligeables. D'abord, il ne faut pas sous-estimer le temps d’encadrement nécessaire. Un stagiaire n’est pas autonome dès le premier jour : il faut lui expliquer les missions, vérifier son travail, organiser des points réguliers et répondre à ses questions. Tout cela prend du temps, parfois plus que prévu (source : Shine, L-Expert-Comptable, LegalPlace).

Sur le plan administratif, il y a des formalités à respecter. La signature d’une convention de stage est obligatoire, avec l’établissement d’un programme d’accueil. Vous devez fournir un cadre de travail sécurisant, respecter la législation sur la durée et les missions du stagiaire, et tenir un registre des conventions. Si ces règles ne sont pas suivies, vous prenez un risque important.

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La responsabilité du freelance ou de l’indépendant est aussi engagée : vous devez garantir la sécurité du stagiaire, notamment lors d’un stage en présentiel. Votre assurance professionnelle peut être à revoir, et un incident pendant le stage peut avoir des conséquences juridiques et financières.

Enfin, le stagiaire doit obligatoirement bénéficier d’une réelle dimension pédagogique. Il ne peut pas remplacer un salarié ou remplir uniquement des tâches basiques. Sinon, il s’agit de travail dissimulé, avec des sanctions très lourdes à la clé. Ce cadre peut vite devenir contraignant lorsque l’on travaille seul ou en petite structure.

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En résumé, même si l’accueil d’un stagiaire est une belle opportunité, il demande une vraie organisation et une grande rigueur. Il faut bien peser les avantages et contraintes avant de se lancer !

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Stage en télétravail : conditions et limites

Stage en télétravail en freelance attire de plus en plus, surtout après la généralisation du télétravail. La loi n’interdit pas le stage à distance, mais pose des limites. D’après Passion Télétravail, il est possible d’accueillir un stagiaire à distance, à condition d’indiquer cette modalité dans la convention de stage. L’objectif du stage doit rester pédagogique. En tant que freelance, il faut s’assurer d’un réel accompagnement même à distance. La loi attend que la mission du stagiaire soit bien encadrée, avec des échanges réguliers et des retours concrets, sinon le stage peut être requalifié ou refusé par l’école.

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Le stage en télétravail pour un freelance demande donc :

• Un suivi quotidien (appels, visio, chats réguliers)
• Un cadre de travail adapté chez le stagiaire (connexion, lieu calme)
• Une mission définie, réalisable à distance, et un accompagnement pédagogique clair

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Enfin, il est important de vérifier que la convention de stage précise toutes les conditions de télétravail (outil utilisé, horaires, suivi). Sans ce cadre, le stage ne sera pas accepté par l’établissement d’enseignement.

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Stagiaire mineur : réglementations spécifiques

Stagiaire mineur chez un freelance est possible mais très encadré. Si le stagiaire a moins de 15 ans, il ne peut faire que des stages obligatoires (par exemple en 3e au collège) et pour une durée de 30 heures par semaine maximum, 7 heures par jour. De 15 à 18 ans, la limite monte à 35 heures/semaine et 8 heures maximum par jour (source : Service-Public.fr).

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Il existe des interdictions et des obligations :

• Pas de travail le dimanche ni la nuit
• Repos de deux jours consécutifs
• Tâches adaptées, sans travaux dangereux ni manipulations interdites aux mineurs

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Le freelance doit garantir un cadre de travail sécurisé et adapté à un jeune. Avant de prendre un mineur en stage, il est vivement recommandé de relire les règles et d’informer les parents et l’établissement scolaire : la convention de stage est obligatoire et doit mentionner les horaires précis.

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Cumul du statut de stagiaire et d’auto-entrepreneur

Cumul du statut de stagiaire et auto-entrepreneur est tout à fait possible selon Legalstart. Un étudiant stagiaire peut aussi être micro-entrepreneur. Il n’y a pas d’interdiction légale à exercer en freelance tout en effectuant un stage (et inversement). Mais quelques points de vigilance existent :

• L’activité d’auto-entrepreneur ne doit pas empiéter sur le temps consacré au stage.
• L’activité de stage ne doit jamais être réalisée sous le statut d’auto-entrepreneur (pas de facturation de la mission de stage, qui est encadrée par la convention).
• Le stagiaire et le freelance doivent respecter les plafonds de chiffre d’affaires micro-entreprise (2024 : 77 700€ prestation de service, 188 700€ pour l’activité commerciale).

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Pour certains établissements, une déclaration de cumul peut être demandée par l’école, surtout si le stage demande une grande disponibilité.

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Que faire en cas de rupture anticipée ?

Rupture anticipée de la convention de stage peut arriver, même en freelance. Selon Le Parisien Étudiant et Service-public.fr, la convention peut être rompue à tout moment, mais uniquement pour un motif réel et sérieux (motivation personnelle, maladie, problème pédagogique, embauche en CDI…).

Voici la marche à suivre :

1. Discuter avec le stagiaire ou l’école du problème, chercher une solution amiable.
2. Prévoir une rupture écrite, signée par toutes les parties (freelance, stagiaire, établissement).
3. Respecter le préavis indiqué dans la convention si nécessaire (sinon, prévoir quelques jours pour une transition).
4. Informer l’établissement d’origine pour permettre au stagiaire de valider tout ou partie de son stage selon les règles de son école ou université.

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En résumé, la clé de la gestion d’une rupture précoce est la transparence : dialoguer, formaliser la décision et soutenir le stagiaire dans ses démarches futures.

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Respect du délai de carence entre deux stages

Respecter le délai de carence entre deux stages est une règle très importante pour tout freelance ou micro-entrepreneur qui souhaite accueillir plusieurs stagiaires successivement. Dès qu’un stage se termine sur un poste donné, la loi impose d’attendre un délai minimum avant de pouvoir prendre un nouveau stagiaire sur ce même poste. Ce délai est égal à 1/3 de la durée du stage précédent. Par exemple, après un stage de 6 mois, il faut attendre 2 mois avant d’accueillir le suivant pour le même type de mission.

Ce point de vigilance permet d’éviter les abus et la substitution à un véritable emploi salarié. Les contrôles peuvent être rapides et, en cas de non-respect, les conséquences peuvent être lourdes : requalification du stage, sanctions financières, voire litiges avec l’administration ou l’école. Ne négligez jamais cette règle si vous enchaînez les périodes de stage !

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Remplir le registre des conventions de stage

Remplir le registre des conventions de stage est une obligation pour chaque freelance ou micro-entrepreneur qui embauche un stagiaire. Ce document, souvent oublié, est pourtant essentiel en cas de contrôle ou pour prouver votre bonne foi.

Il doit contenir, par ordre d’arrivée :

• L’identité du stagiaire
• L’intitulé de la convention
• Les dates de début et de fin de stage
• Le nom de l’établissement d’enseignement
• Le ou les tuteurs désignés

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Le registre doit être tenu à jour dès chaque nouvelle convention signée. Gardez-le précieusement, en version papier ou électronique, pendant au moins 5 ans. Omettre ce registre vous expose à des sanctions et montre un manque de sérieux dans votre gestion du stage.

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Assurer le stagiaire et la conformité du lieu de travail

Assurer son stagiaire est absolument fondamental pour tout indépendant ou freelance. Il ne suffit pas de signer une convention : vous devez obligatoirement garantir une couverture en responsabilité civile professionnelle pour tous dommages que le stagiaire pourrait causer ou subir pendant sa mission chez vous.

Vérifiez que votre contrat d’assurance pro s’applique aussi au stagiaire, et informez-en votre assureur. Si le stage a lieu en télétravail, l’assurance habitation du stagiaire devra aussi être adaptée.

De plus, assurez-vous de la conformité du lieu de travail : espace sûr, matériel adapté, respect des normes d’hygiène et de sécurité. Un stagiaire blessé ou exposé à des risques dans votre local pourrait non seulement vous causer des ennuis juridiques, mais aussi compromettre vos relations avec les écoles et organismes de formation.

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En résumé, ces points doivent rester vos priorités absolues pour éviter les erreurs classiques et travailler avec des stagiaires en toute sérénité !