Peut-on encore utiliser Microsoft Word ou Microsoft Excel pour facturer en 2025 ?

(ou pourquoi passer à un logiciel de facturation conforme)

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1. Le contexte réglementaire : où en sommes-nous en 2025 ?

Depuis la mise en œuvre de la Loi anti‑fraude à la TVA (article 286-I-3° bis du Code général des impôts) en France, les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les règlements sont tenues d’utiliser un outil garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. (impots.gouv.fr)
Autrement dit, pour leurs systèmes d’encaissement ou de facturation, les outils « maison » non adaptés peuvent exposer l’entreprise à un risque en cas de contrôle fiscal.

Par ailleurs, la réforme de la facturation électronique se déploie : l’obligation d’« e-invoicing » entre entreprises (B2B) est fixée à partir du 1er septembre 2026 pour la réception, puis progressivement pour l’émission (grandes entreprises dès 2026, PME/micro-entreprises à partir de 2027) selon le calendrier défini par l’administration. (economie.gouv.fr)

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Cette réforme ne concerne pas directement le format Word ou Excel, mais elle montre que le cadre évolue vers plus de formalisation, de traçabilité et de numérisation des factures.

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2. Word & Excel : est-ce encore possible ?

Oui… mais avec de fortes réserves.

• Pour les entreprises non assujetties à la TVA, ou qui émettent des factures exclusivement à des professionnels (B2B) avec facturation systématique, l’usage de modèles Word/Excel n’est pas interdit à proprement parler. Certains blogs précisent que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire dans tous les cas en 2025. (Le Blog - Abby)
• En revanche, dès lors que l’entreprise est assujettie à la TVA et effectue des ventes à des consommateurs (B2C) ou utilise un système de caisse ou un logiciel d’encaissement, l’outil doit être conforme à la loi anti-fraude (certifié ou attesté) pour éviter des sanctions. (go.sellsy.com)
• Même si vous utilisez Word ou Excel juste pour établir la facture, l’essentiel est que le traitement de vos données de facturation respecte les exigences (traçabilité, conservation, sécurité). Or, Word/Excel ne garantissent pas ces critères de façon satisfaisante quand ils sont utilisés de façon simple et non systématisée.

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3. Les principaux risques à utiliser Word/Excel sans solution adaptée

• Non-conformité en cas de contrôle fiscal : l’administration peut considérer que l’outil ne garantit pas l’intégrité des données, et applicher des pénalités (ex : 7 500 €) dans certains cas. (Obat)
• Mauvaise traçabilité : les modifications, suppressions, duplications de facture sont plus aisées et moins contrôlables avec des fichiers Word/Excel simples.
• Archivage inadapté : la conservation sur un simple dossier n’est pas toujours suffisante pour l’archivage légal (5 à 10 ans selon le type de documents).
• Difficultés d’évolution : passage à la facturation électronique : utiliser un fichier Excel pour émettre des factures peut gêner l’adaptation aux formats électroniques (XML, Factur-X…) et aux plateformes agréées qui arriveront avec la réforme. (EBP)

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4. Que faire en tant qu’entrepreneur ? (et comment s’y prendre)

Voici un plan d’action que je vous recommande :

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Étape 1 : Audit de votre facturation actuelle

• Vérifiez si vous êtes assujetti à la TVA ou non.
• Listez vos clients : êtes-vous en majorité en B2B ou B2C ?
• Identifiez l’outil que vous utilisez (Word/Excel, logiciel de facturation, système de caisse) et s’il garantit la traçabilité, la conservation et la sécurisation des données.

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Étape 2 : Vérifier la conformité de votre outil

• Si vous utilisez un logiciel de facturation ou de caisse, demandez une attestation de conformité (éditeur certifié) ou un certificat si requis.
• Si vous utilisez Word/Excel : posez-vous la question : est-ce adapté ? Est-ce que je suis en mesure de garantir l’intégrité, l’archivage et la traçabilité ? Si oui et que vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous êtes probablement tranquille. Sinon : une mise à jour est souhaitable.

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Étape 3 : Anticiper la réforme de la facturation électronique

• Même si obligation pure et dure d’émission de facture électronique entre entreprises ne commence qu’en 2026/2027, il est pertinent de s’y préparer dès aujourd’hui (choix d’un logiciel conforme, test des formats compatibles).
• Assurez-vous que votre futur outil de facturation prend en charge :
  • les formats structurés (Factur-X, UBL…) ou PDF + XML. (EBP)
  • la conservation et transmission des données dans le respect des obligations (e-reporting…).
  • l’intégration facile avec votre process – création de devis, factures, relances.

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‍Étape 4 : Choisir un logiciel de facturation adapté

• Optez pour un logiciel certifié ou engagez-vous à passer à une version certifiée.
• Vérifiez les fonctionnalités : émission des devis/factures, relances, suivi des paiements, génération automatique de mentions légales, archivage.
• Évaluez la facilité d’usage, la montée en charge, le service client.
• Dans le cas où vous passez de Word/Excel à un logiciel, planifiez la migration (import des clients, archives, formation).

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5. Cas particulier : micro-entreprise, franchise de TVA ou activités exclusivement B2B

• Si vous êtes micro-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA (vous ne collectez pas de TVA) et que vous facturez uniquement des professionnels pour chaque prestation, vous pouvez techniquement continuer d’utiliser Word/Excel, tant que les mentions obligatoires figurent sur vos factures et que vous respectez un archivage correct. (Le Blog - Abby)
• Toutefois, même dans ce cas, anticiper une solution de facturation intégrée est un bon réflexe : la gestion se simplifie, vous prévoyez l’échéance de la facturation électronique, et vous structurez votre activité.
• En revanche, si vous vendez à des particuliers (B2C), ou utilisez un logiciel de caisse, l’exigence de conformité s’applique sans contournement.

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6. Pourquoi basculer dès maintenant ?

• Sécurité juridique renforcée : vous évitez les risques de non-conformité.
• Efficacité accrue : automatisation des relances, suivi paiement, génération des rapports.
• Anticipation de la réforme : vous ne serez pas pris de court.
• Image professionnelle : un outil moderne donne une crédibilité accrue, surtout pour des prospects ou clients exigeants.

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7. En résumé

• Non, l’utilisation de Word ou Excel n’est pas interdite à tous les coups (tout dépend de votre situation – assujettissement TVA, clientèle B2B/B2C, usage logiciel de caisse).
• Oui, dans beaucoup de cas, le recours à un logiciel de facturation conforme est fortement recommandé, voire indispensable.
• Oui, à horizon 2026-2027, la facturation électronique deviendra la norme pour la majorité des entreprises.
• Il est prudente et stratégique de migrer vers une solution adaptée dès maintenant pour préparer l’avenir et sécuriser son activité.

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Foire aux questions (FAQ)

Faut-il absolument arrêter Word/Excel dès aujourd’hui ?
Pas nécessairement : tout dépend de votre situation. Si vous êtes micro-entrepreneur en franchise de TVA, exclusivement B2B, et utilisez Word/Excel de façon simple, vous pouvez y rester. Mais attention : cela ne vous dispense pas d’anticiper la réforme globale.

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Quels critères doit remplir un bon logiciel de facturation ?
Il doit garantir : inaltérabilité des données, sécurisation, conservation, archivage. Il doit être certifié ou fournir une attestation (selon votre cas). Il doit être compatible avec les formats de facturation électronique à venir.

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Quand l’émission de factures électroniques sera-t-elle obligatoire pour tous ?
D’après les informations officielles : réception obligatoire dès 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Émission obligatoire : grandes entreprises / ETI dès la même date, PME/micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. (economie.gouv.fr)

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Et les sanctions si je ne suis pas conforme ?
L’administration peut exiger une régularisation, engager des pénalités (ex : 7 500 € dans certains cas liés à la non-conformité logiciel/caisse). (Obat)

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Conclusion

Pour votre entreprise ou activité d’indépendant, la question n’est plus simplement : « Puis-je continuer d’utiliser Word ou Excel pour facturer ? », mais plutôt : « Est-ce que mon outil actuel est adapté à mon contexte, respecte les exigences légales, et me permet d’anticiper les évolutions ? ».
Migrer vers un logiciel de facturation conforme n’est pas seulement une obligation possible : c’est une véritable opportunité de structurer votre activité, de gagner en efficacité et de sécuriser l’avenir.

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