Logiciel de devis et de factures pour les thérapeutes

Thérapeute en cabinet, que vous soyez sophrologue, hypnothérapeute, praticien en thérapies brèves ou en accompagnement psycho-émotionnel, votre facturation ressemble à celle d'une profession de santé sans en avoir le cadre : pas de remboursement Sécurité sociale, des mutuelles qui prennent en charge des forfaits médecines douces sur présentation de notes conformes, et une clientèle qui s'engage souvent sur plusieurs séances. La rigueur documentaire n'est pas accessoire dans ce métier : la note que vous remettez est ce qui déclenche le remboursement mutuelle du client, donc sa fidélité. Voici comment structurer facturation et forfaits de thérapeute.

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Comment facturer ses séances de thérapie

La tarification s'organise autour de la séance, avec des formules d'engagement :

- Séance individuelle : tarif unique selon la durée (45 minutes, 1 h, 1 h 30), annoncé avant le premier rendez-vous
- Première séance ou bilan : durée allongée, tarif propre si elle diffère
- Forfait d'accompagnement : pack de 5 ou 10 séances avec un tarif unitaire réduit, payé d'avance ou en deux fois, validité limitée dans le temps (6 mois par exemple) et conditions d'interruption remises par écrit au moment de la souscription
- Séance en visio : même tarif ou tarif propre, précisé dès la prise de rendez-vous, avec les mêmes règles d'annulation que le présentiel
- Séance couple ou duo : tarif spécifique, durée allongée précisée
- Ateliers de groupe : prix par participant, avec un minimum de participants pour maintenir la date et une politique d'annulation propre aux inscriptions collectives
- Interventions en entreprise (gestion du stress, prévention) : forfait demi-journée ou journée, facturé à l'employeur avec conditions de règlement à 30 jours

Le règlement se fait en fin de séance ; pour les forfaits, l'encaissement d'avance est légitime dès lors que la validité et les conditions d'annulation sont écrites.

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Un exemple concret : un accompagnement en forfait

Une cliente entame un travail sur l'anxiété. Après une première séance bilan à 70 €, vous proposez un forfait de 8 séances à 60 € au lieu de 65 €, soit 480 €, réglé en deux fois, valable 6 mois. Chaque séance donne lieu à une note datée mentionnant la nature de la prestation ; en fin de forfait, un récapitulatif liste les 8 dates. Sa mutuelle prévoit 4 séances de sophrologie remboursées à 40 € par an : vos notes conformes lui font récupérer 160 €, ce qui ramène son coût réel et pèse dans sa décision de poursuivre. Côté entreprise, vous animez un atelier mensuel de gestion du stress dans une PME : 400 € la demi-journée, facture à l'employeur chaque mois. La facture acquittée remise après règlement complète les dossiers mutuelle quand elles l'exigent.

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Mentions obligatoires et TVA du thérapeute

Vos notes et factures portent vos identité et SIREN, le numéro, la date, la nature de la prestation, le montant, et vos titres ou certifications exacts. Point de vigilance propre au métier : à la différence des professions de santé réglementées, vos actes ne bénéficient pas de l'exonération de TVA des soins. En micro-entreprise sous le seuil de franchise, vous facturez sans TVA avec la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" ; au-delà, vos prestations relèvent du taux normal de 20 %. Ne recopiez jamais la mention d'exonération d'un ostéopathe ou d'un professionnel de santé : elle ne s'applique pas à votre situation et un contrôle le relèverait.

Même prudence sur les intitulés : vos documents décrivent un accompagnement (séance de sophrologie, séance d'hypnose, accompagnement psycho-émotionnel), jamais un acte médical, un diagnostic ou un traitement. C'est à la fois une exigence légale (l'exercice illégal de la médecine est une infraction) et une protection : une note sobre et exacte ne pourra jamais être retenue contre vous. Pour les mutuelles, renseignez-vous sur les mentions attendues (certains contrats exigent le numéro SIREN et l'intitulé précis de la discipline) : une note complète du premier coup évite les demandes de duplicata.

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Le piège du métier : les forfaits interrompus et les rendez-vous manqués

Deux situations reviennent dans tous les cabinets. La première : le forfait abandonné en cours de route. La cliente a payé 8 séances, en a suivi 4, disparaît, puis revient 8 mois plus tard en réclamant les 4 restantes ou un remboursement. Sans conditions écrites, chaque cas devient une négociation pénible. La parade : au moment de la vente du forfait, un document simple précisant la durée de validité, la règle de remboursement en cas d'interruption (au prorata des séances suivies au tarif unitaire plein, par exemple) et les modalités de report. La seconde : les rendez-vous manqués. Un créneau de 17 h annulé à 16 h 30 ne se remplit pas. Affichez et annoncez votre politique : toute séance non décommandée 24 h à l'avance est due (ou décomptée du forfait). Formulée avec bienveillance dès la première séance, cette règle est presque toujours respectée ; c'est son absence qui crée les abus. Les praticiens voisins, du naturopathe aux autres accompagnants du bien-être, vivent exactement les mêmes situations : la clarté contractuelle est le vrai marqueur de professionnalisme du secteur.